10 причини, поради които проектите надхвърлят бюджета
Статистически най-малко 85% от всеки проект е в някаква степен бюджетен. Това често се дължи на непредвидени събития извън човешкия контрол. За щастие, можете да овладеете шансовете в своя полза, ако имате представа какво може да се обърка. Като оставите място във вашия бюджет за неочакван и разработен план за непредвидени обстоятелства, можете да намалите вероятността от изчерпване на средствата.
Неопитност на ръководителя на проекта
Неопитността на ръководителя на даден проект може да означава, че всеки аспект от него може да бъде неволно погрешно управляван, включително бюджетът. Макар да е вярно, че за всяко предприятие има първи път, ръководителят на проекта, който е нов в отговорностите на длъжността, може да срещне повече препятствия от този, който е добре запознат с проекта от началото до завършването. Ръководителите на проекти от Неофит се нуждаят от повече насоки и надзор през целия процес, или най-малкото, наставник, на когото може да се има доверие да дава разумни и обективни съвети.
Слаба комуникация / управление на персонала
За да може даден проект да бъде разработен, точната и навременна комуникация трябва да присъства във всички фази. Ръководителят на проекта трябва ясно да изрази какво е необходимо и какво се случва с доставчиците, изпълнителите, членовете на екипажа / екипа и администраторите. Отделните членове на екипажа / екипа също трябва да общуват добре помежду си. Неразбирателствата при планирането и изпълнението водят до това, че задачите не се изпълняват правилно. Коригирането на ситуацията може да доведе до забавяне на времето и преразход на бюджета. Колегите трябва да се актуализират по време на процеса, за да се подпомогнат сближаването на прогнозираните срокове и минималните непредвидени разходи.
Човешка грешка
Човешката грешка варира от пропуснато или неправилно поставено десетично число върху баланс до грешно оборудване или доставки, които се поръчват. Без значение каква форма може да приеме, грешките могат да бъдат скъпи. Повечето форми на човешка грешка могат да бъдат смекчени, като се вземе момент, за да се проверят документите, поръчките и да се провери повторно каквито и да било промени, когато се появят.
Загуба чрез повреда или неизправност
Когато основното оборудване е счупено на място, повредено по време на инсталацията или не функционира по предназначение, то трябва да бъде пренаредено, подменено или ремонтирано, за да се върне проектът на път. Всяка от тези ситуации може да бъде неочакван разход за разпределения бюджет. Процент от всеки бюджет на проекта трябва да бъде заделен предварително, за да се предотврати отклоняване на средствата от бюджетните нужди (до 30%).
Въпроси за връзката с доставчиците
Проблеми с външни изпълнители, доставчици или доставчици могат да повлияят на бюджета на проекта. Използвайте само доставчици, които имат отлична репутация за надеждност и квалификация. Липсата на професионализъм, невъзможността да се спазят сроковете и лошата работа ще означава локализиране на друг доставчик по време на проекта и заплащане на нови такси за смяна на договора.
Отсъствие от работа
Определена степен на отсъствие от работа може да настъпи поради заболяване или извънредна ситуация, но ако е прекомерно, това ще попречи на успеха на даден проект. Лицата, избрани да ръководят проект, трябва да бъдат инвестирани изцяло лично, за да го видят до завършване и внимателно подбрани от ръководството. Ако служителите трябва да бъдат заменени в средата на проекта, закъсненията вероятно се дължат на кривата на обучение / обучение, която новият човек трябва да премине. Ако броят на служителите се изгуби, а не се замени, изпълнението на задачата ще бъде по-трудно с по-малко хора, които имат повече задължения.
Слаба изработка
Зададените задачи не трябва да се изпълняват навреме, те трябва да се изпълняват добре. Лошата работа, която изисква повече от една корекция или ревизия, струва повече пари поради изискванията за извънреден труд и може да обременява всеки бюджет. Наличието на квалифицирани и опитни специалисти по даден проект може да промени всичко.
Фактори на околната среда
Малко може да се направи за неблагоприятни климатични условия или природни бедствия. Проектът може да бъде отстранен неочаквано и неограничено поради условия, които пречат на членовете на екипа да пристигнат на място, да забавят доставката или да доведат до частична или пълна загуба. Възстановяването от този вид неуспех не е просто нещо, но е разумно да се разпределят средства за застраховане в началните етапи на планиране на проекта.
Липса на Форсайт
Лошото планиране е отговорно за повечето бюджетни дефицити. Казано по-просто, когато за даден проект се отпускат по-малко средства, отколкото е необходимо, сигурно е, че ще са необходими повече пари, за да се изпълни проекта. Неразбирането на това, което се изисква финансово за дадено предприятие, от заплатите до режийните разходи, може да доведе до изчерпване на средствата в ранните етапи.
Лошо разпределение на ресурсите
Бюджетните средства трябва да се използват разумно, за да се избегнат прекомерни разходи в области, които не са от жизненоважно значение. Прекарването на твърде много пари в една област и не достатъчно в друга може да застраши целия проект, особено в малкия бизнес с ограничени средства. Пример за това е изграждането / обновяването на кухня, в която са намалени разходите чрез използване на по-евтини подови настилки, за да се осигурят много по-високи и тежки уреди. След инсталацията на пода, уредите бяха доставени. Подовете, които не са били подредени, са били повредени, когато уредите са били въведени, а сега трябва да се поръча нова подова настилка. Не само че графикът е засегнат, но и бюджетът. По-добър избор би бил да се поръчат качествени подови настилки и уреди с умерени цени, за да се запази бюджетът под контрол и по график.