5 Процедури за гарантиране сигурността на информацията за заплатите

Решаващата функция на отдел „Разплащателни ведомости“, съчетана с чувствителната информация за служителите, означава, че сигурността е ключов проблем. Видът на информацията и начинът, по който тя се съхранява, играе роля в това колко добре защитавате финансовата информация, правните въпроси и личната информация на служителите ви.

Сигурна физическа среда

Физическото оформление на отдела за заплати засяга сигурността на информацията. Всички физически копия на документи, които съдържат лична информация, трябва да бъдат заключвани по всяко време. За тази цел добре работят картотеки с ключалки. Поставете бюрата така, че компютърните екрани да не се виждат от вратата или от тези, които ходят наблизо. Дръжте вратите на офиса за заплати затворени с достъп само до служителите на ведомостта и оторизираното управление. Ако някой документ се съхранява на място, изберете място, което ви позволява да съхранявате документите с достъп само от оторизиран персонал.

Ограничете достъпа

В допълнение към физическите предпазни мерки, компанията трябва да установи насоки за достъп до информацията за заплатите. Например, отделните служители обикновено имат достъп до собствените си записи, но други служители не трябва да имат достъп до информацията на колегите. Определете кой има достъп до записите на всеки служител и как се обработва достъпът. Вземете конкретната информация на служителя, вместо да му позволявате да я изтегли. Надзорът, докато служителят е в отдела за заплати, също е от ключово значение за поддържането на сигурността.

Създайте електронна сигурност

Тъй като по-голямата част от работните заплати се обработват по електронен път, изборът на софтуер и електронната сигурност на компанията е от съществено значение. Вашата компания се нуждае от защитна стена за защита на вашите компютърни системи и бази данни. Защитата с пароли на всички компютърни станции осигурява допълнителна електронна защита. Работете с отдела за информационни технологии или с независим консултант, за да подобрите сигурността си и да провеждате редовни проверки, за да сте сигурни, че системата работи правилно.

Стандартизиране на външни заявки

Външните запитвания за информация за работната заплата ви позволяват да откриете потенциално нарушение. Докато кредиторите, ипотечните компании и други лица с финансов интерес могат да се свържат с вас, няма начин да се провери кой всъщност е на другия край на линията. Може да получите обаждания за проверка на доходите на служител или на кредитори, които искат да подпишат заплатите. Създайте стандартна система за запитване за тази информация в писмена форма. В случай на запор трябва да се следват подходящите законни канали. Обучете всички служители на щатните разписания на подходящите процедури за освобождаване на лична информация за служителите.

Правилно манипулиране

По-малкото количество документи и информация на ръка означава по-малка възможност за нарушаване на сигурността. Когато е възможно, ограничете броя на запазените артикули, освен ако не е необходимо поради данъчни или одиторски причини. Когато се отървете от документи, правилното изхвърляне е от съществено значение. Създаване на насоки за работа с чувствителни документи, които следва да включват сигурно раздробяване на материалите.