Счетоводни информационни системи и сигурност
Счетоводните системи съдържат поверителна информация, която трябва да се пази по всяко време в безопасност. Последиците от неоторизирания достъп могат да бъдат опустошителни - от проблеми с кражба на самоличност до загуба на незаменими данни. Когато счетоводните данни се променят или изтриват по предназначение или случайно, то създава хаос в счетоводния отдел, поставяйки под въпрос надеждността или точността на всички данни.
Физическа охрана
Малкият бизнес трябва да запази компютърните си системи срещу загуби и кражби. Пазете системите и сървърите на сигурно място, без да се излагате на елементите. Обикновено счетоводното оборудване се съхранява в офиси, където вратите могат да се заключват, ограничавайки неразрешения достъп. Уверете се, че кабелите, свързващи счетоводното оборудване, са безопасни и далеч от хора, които се спъват по тях или от гризачи, които ги унищожават. Дръжте кабелите и превключвателите в заключена среда.
Ако използвате безжични връзки за мрежов или интернет достъп, следвайте протоколите за сигурност; сравнително лесно е да се проникнат в безжичните системи.
Ако използвате преносими компютри, помислете за закупуване на софтуер, който проследява местонахождението на компютъра. През 2008 г. на всеки 53 секунди са откраднати лаптоп от ресторанти, шезлонги и хотелски стаи, според Gartner Group. За да управлявате този риск, много фирми използват LoJack за компютри, които могат да бъдат изтеглени от Интернет.
заверка
Всички ваши системи трябва да имат идентификатори за вход и пароли, които удостоверяват потребителя, потвърждавайки, че му е разрешено да използва компютъра. Не споделяйте пароли и ги сменяйте периодично. Много системи могат да бъдат настроени така, че автоматично да изискват промяна на паролата след 90 дни, например.
Процесът на удостоверяване обикновено включва предоставяне на права на потребителите; не всички потребители имат достъп до цялата информация. Профилите могат да бъдат създадени, като предоставят на определени потребители достъп само до модула за плащане на сметки, докато други могат да имат достъп само до отчети, ограничавайки риска от злоупотреба с данни.
Защита от вируси
Компютрите са обект на вируси и зловреден софтуер, които влияят на начина, по който работят. Някои вируси позволяват проникване в системата - хакер може да влезе в системата и да създаде проблеми. С използването на Интернет заплахата от вируси и злонамерен софтуер е реална, което прави използването на антивирусен софтуер, защитни стени и други мерки за сигурност задължително. А вирус атака може да доведе цялата счетоводна система надолу, което го прави неизползваем и неефективни. Понякога някои вируси могат да нарушат системата толкова силно, че може да се наложи да бъде изтрита или заменена напълно. Решението може да бъде скъпо; по-добре е да се предприемат превантивни мерки за защита на системите предварително.
резервно копие
Стандартна процедура за сигурност със счетоводни системи е да се архивират данните и да се съхранява резервното копие на сигурно място извън помещенията. Въпросът е, че ако нещо се случи със системата, като пожари, наводнения или други загуби, данните са безопасни и могат да бъдат възстановени. Добрата мярка за сигурност е да се извършват резервни копия за една нощ, както и да се възстановяват архивите веднъж на време, за да се гарантира, че данните са безопасни и използваеми.
Съображенията
Когато системата ви трябва да бъде фиксирана, може да отваряте файловете си и поверителна информация на онези, които ремонтират системата. Тексас изисква специални лицензи за тези, които ремонтират компютри, със санкции за онези, които слагат този закон.
Когато компютърна система, използвана за отчитане, се продава или предоставя на друга страна, тя все още може да съдържа поверителна информация на твърдия диск. Вземете вашата система почистена от професионалист, преди да го дари или продаде.