Предимствата на имейл приложенията в компаниите

Колкото по-голям расте един бизнес, толкова по-голяма е нуждата от улесняване на потока на информация между работниците. Колегите и надзорниците се нуждаят от достъп до документи и актуални данни, за да изпълнят съвместни задачи. Един от начините за споделяне на тези данни е чрез прикачени файлове към имейли, които изпращат файлове по електронен път на работа или лични имейл акаунти. Прикачените файлове по имейл имат няколко предимства пред други методи за споделяне на важна информация.

Скорост на доставка

Една от ключовите предимства на прикачените файлове в електронната поща в компаниите е скоростта на доставка, която варира от няколко секунди за по-малки прикачени файлове до няколко минути за по-големи или множество прикачени файлове. Това може да бъде по-бързо от предаването на документ на физическо лице в друга част на офиса. Колегите, които говорят по телефона или участват в конферентен разговор, могат да споделят документи чрез прикачени файлове по имейл и да ги обсъждат по време на разговора. Няма нужда да се изчаква доставката, или докато всички работници са на едно и също място по едно и също време.

Намаляване на разходите

Прикачените файлове по имейл могат да бъдат пари. Освен че позволява на работниците да бъдат по-ефективни със своето време, което също има парична стойност, прикачените към имейл съобщения намаляват разходите за доставка. Изпращането на документи като прикачени файлове премахва необходимостта от заплащане на пощенски разходи, когато документът излиза извън офиса. Той също така намалява необходимостта работниците да управляват вътрешнофирмена поща. Освен спестяване на разходи за доставка, прикачени файлове, които не изискват печат, пестят разходите за хартия, мастило или тонер. Пропускането на печатния процес също има положително въздействие върху околната среда.

Запис на данни

Прикачените файлове в електронна поща създават запис на данни за тези, които ги изпращат и получават. Независимо дали са от система за електронна поща в офиса или от личен имейл, сървърите за електронна поща съхраняват старите прикачени файлове, докато пощенската кутия на потребителя достигне лимита си за данни. Тези ограничения обикновено са високи и позволяват стотици или хиляди съхранени имейли и прикачени файлове. Изгубените документи се подменят лесно и по-старите версии на документите остават архивирани за справка. Това се случва автоматично, когато работниците споделят информация чрез прикачени файлове към имейли.

Наличност и сигурност

Работниците, които използват прикачени файлове по електронна поща, имат достъп до документите и отговорите си 24 часа в денонощието. Ако използват обикновени хостове по имейл, те могат да преглеждат прикачени файлове у дома или на мобилно устройство от отдалечено място. За разлика от протоколите за прехвърляне на файлове, които изискват по-сложни процедури за удостоверяване и могат да разпознават само офис компютри, прикачените файлове по имейл са лесно достъпни, когато работниците се нуждаят от тях. Автоматизираното сканиране на вируси и антивирусен софтуер гарантира, че компаниите могат да споделят прикачени файлове в електронната поща, без да се застрашава сигурността.

Препоръчано