Годишна заплата и помирение W-2
Като работодател със служители, работещи с W-2, вие имате задължението да докладвате заплатите на всеки служител на работника и на администрацията за социално осигуряване. Формулярите W-2 се дължат на служителите до 31 януари, а на SSA до 28 февруари. Освен това трябва да подготвите доклад, който обобщава информацията за W-2. В крайна сметка данните, изброени на W-2s, които предоставяте на служителите, са съчетани с други данъчни декларации, свързани с трудовата заетост на IRS, които подавате през годината.
W-2 формуляри
Всяка година трябва да предоставите на служителите си формуляр W-2, който обобщава техните приходи и данъци, удържани през годината. Вашият служител използва този документ, за да подготви своята данъчна декларация. В допълнение към предоставянето на информация на служителите, трябва да предоставите копие от всеки формуляр W-2 на администрацията за социално осигуряване (SSA). SSA записва информацията и прилага социалноосигурителните кредити към сметката на всеки работник, а след това SSA предоставя информацията на IRS.
Форма W-3
Формуляр W-3 е форма на съгласуване, която предоставяте на SSA с формулярите си W-2. Трябва да изпратите формуляр W-3 с копия на W-2s, които издавате на служителите. Формуляр W-3 трябва да показва общия размер на дохода и данъците, изброени във всички формуляри W-2. Вие изпращате една W-3 форма, за да обобщите всичките си W-2 данни. Тъй като копията на формулярите W-2, които издавате, са прикрепени към W-3 формуляра за съгласуване, вашият W-3 също се дължи на SSA на 28 февруари.
Наказание за съгласуване
IRS и SSA споделят информация за заплатите. Всяка година двете агенции преглеждат формулярите Ви W-2 и W-3, както и информацията за задържане на заетостта, която докладвате за възвръщаемостта от данъци, задържани от IRS, като формуляри 941, 943 и 944. Ако има несъответствие, което е необясним На информацията, която имат IRS и SSA, IRS издава наказание за вашия бизнес за годината, в която се налага наказанието. Това се нарича Комбинирана годишна оценка на съвместяването на заплатите, известна също като оценка на CAWR. Размерът на оценката варира в зависимост от вида и размера на несъответствието. Като цяло, CAWR оценките са значителни.
Освобождаване от наказание
Ако получите CAWR оценка, трябва да предоставите нова информация, за да коригирате несъответствието. Някои несъответствия са причинени от липсващи W-2 формуляри, което може да означава, че сте предоставили повече форми на W-2 на служителите, отколкото сте направили на SSA. Друго несъответствие може да включва несъответствие между информацията за данъчното удържане, която докладвате за формуляри W-2, и информацията за удържане на данъци, която докладвате на данъчните служби на формуляри 941, 944 или 943. Несъответствията могат да бъдат изчистени чрез коригиране на информацията, причиняваща проблема, и подаване на нови документи към данъчните служби. Например, ако несъответствието е резултат от липсата на W-2s, предоставете новите W-2 формуляри на IRS. След като IRS получи информацията и разреши проблема, CAWR оценката обикновено се отказва от 100%. Тъй като IRS е агенцията, която прави CAWR оценка, трябва да предоставите коригираните си документи на IRS, а не SSA, независимо къде сте изпратили оригиналните документи.