Баланс с помощта на Excel
Провеждането на успешен бизнес изисква много повече от показване в офиса и популяризиране на вашите продукти или услуги. Успешните собственици на малък бизнес разбират, че винаги знаейки къде стои техният бизнес е от съществено значение за добър маркетинг и планиране. Познаването на текущото финансово състояние на фирмата ви помага да определяте целите за приходи и продажби, както и да оценявате ефективността на бизнеса си. Поддържане на актуален баланс на ръка ви позволява да знаете точно как се справя вашата компания сега или дори как може да го направи в бъдеще. Електронните таблици на Microsoft Excel са идеална платформа за създаване и поддържане на баланси за вътрешен анализ или планиране. Освен това, ако трябва да предоставите актуална финансова информация за бизнеса си на външна страна, като например счетоводител или потенциален инвеститор, шансовете са, че електронната таблица на Excel ще бъде предпочитаният формат за данните.
Основни положения на баланса
В най-простата си форма балансът не е нищо повече от списък с активи и пасиви за вашия бизнес. Активите, които сте посочили в баланса, обикновено се състоят от пари в брой, които вашият бизнес има на разположение в банкови сметки, както и с имоти и оборудване. В някои баланси също така са изброени вземанията или други парични средства, дължими на бизнеса като активи. Задълженията, изброени в баланса, обикновено включват заплати или пенсии, дължими, наеми или комунални услуги и други краткосрочни и дългосрочни задължения. След като изброите всичките си активи и пасиви в баланса, изваждането на общата сума на пасивите от общата сума на всички активи може да ви даде разумно добра представа за общата финансова сила или слабост на вашия бизнес. Баланс, който показва голям размер на активите по отношение на пасиви, обикновено показва, че бизнесът е стабилен и платежоспособен. Като се има предвид, че бизнес със значително повече задължения, отколкото активи, може да се наложи извън инвестиционния капитал или добър план за бързо увеличаване на приходите.
Основни елементи на балансовия лист на Excel
Почти всички баланси следват сравнително подобен формат на оформлението - активите отиват в лявата колона, а задълженията - в дясната колона. Обикновено това е вярно, независимо от това дали изготвяте баланс или я създавате в Microsoft Excel. Когато работите с електронна таблица на Excel, разделите за активи и пасиви трябва да съдържат някои основни категории. В раздел Активи на баланса трябва да имате раздели за текущи и дълготрайни активи. Текущите активи включват текущите парични средства, вземания, предплатени разходи и краткосрочни инвестиции. Дълготрайните активи обикновено са земя или сгради, които бизнесът притежава, оборудване, дългосрочни инвестиции и мебели и оборудване. По същия начин, трябва да включите записи за текущи и дългосрочни задължения в пасива на баланса. Текущите задължения са суми, платими сега или в близко бъдеще, като задължения към клиенти, заплати, краткосрочни заеми, текущи плащания по дългосрочни задължения и дължими данъци. Посочете ипотеки или други дългосрочни задължения в раздела за дългосрочните пасиви на листа. Ако фирмата ви е корпорация, трябва също да добавите раздел „Акции на акционера“ към пасива на баланса, за да покажете сумите, дължими на акционер за капиталови инвестиции.
Използване на формули и допълнителни работни листове
Най-общо казано, повечето балансови отчети се състоят от една страница, която помага на читателите да получат бърз преглед на финансовото състояние на бизнеса. Изготвянето на цифрите за баланс обаче обикновено изисква много изчисления сами по себе си. Например, в секцията "Оборудване" в графата "Активи" на баланса си, въвеждате една обща сума за цялото оборудване, което притежава вашият бизнес. Тази сума обаче може да се състои от много отделни инструменти или разходни компоненти. Затова можете да използвате допълнителни работни листове в работната книга, които съдържат баланса, за да създадете под-общо страници за вашите категории. Формулите в баланса са сравнително прости и обикновено не изискват нищо повече от използването на функцията „Сума“ в Excel. Използвайте мишката, за да маркирате всички фигури в подкатегория и след това щракнете върху бутона "Сума" на лентата с инструменти, за да ги добавите всички заедно и да покажете общо. След това можете да използвате проста формула "= A2 + D2 + F2 + H2" в клетка, за да добавите всички суми от подкатегориите, за да достигнете общо за вашата колона. Направете същото за двата колони за активите и пасивите в баланса си.
Няма нужда да преоткриваме колелото
Въпреки че създаването на прост баланс е сравнително просто, наистина няма нужда да го правите. В уеб сайта на Microsoft Office и безброй други сайтове, свързани с Excel, можете да изтеглите и инсталирате шаблони за баланс, които да използвате с Microsoft Excel. Наличните баланси варират от много прости информационни листове, които показват само най-основните категории активи и пасиви към разширените листове, които съдържат подробни категории за неща като амортизация, неразпределена печалба и дължими съмнителни или несъбираеми суми. С Excel 2010 изтеглянето на шаблон за баланс от уебсайта на Office.com е толкова лесно, колкото да кликнете върху „Файл“, след това върху „Нов“ на лентата и да напишете „баланс“ в полето за търсене в прозореца Налични шаблони. След това Excel се свързва с шаблона на Office и ви представя много шаблони на Microsoft и потребителски шаблони, които можете да изтеглите и да започнете да използвате веднага.