Основните качества на бизнес писмото
Бизнес писмата обикновено са много по-формални от личните писма. Въпреки че буквите са формални, те все още трябва да са топли и да имат положителен характер. Ако пишете в отговор на неприятна ситуация, езикът на писмото все още трябва да бъде любезен и не трябва да бъде антагонистичен или заплашителен. Форматирането на бизнес писмо, както и вида на хартията, на която е отпечатано, го отличава от личните или социалните писма.
Просто и кратко
Бизнес писмото трябва да бъде кратко. Трябва да можете да посочите своята точка или да направите искането си в рамките на няколко кратки параграфа. Влезте директно в точката на вашето писмо в първия параграф, ако не в първото изречение. Вторият параграф на писмото трябва да разшири точката и да добави допълнителна информация, докато последният параграф засилва вашата точка и затваря писмото. Дръжте изреченията къси и избягвайте използването на необичайни думи.
Езикови качества
Езикът на бизнес писмото трябва да бъде ясен. Всеки, който чете писмото, трябва да може да види какво искаш, без да се налага отново да чете изречения или да търси думи. Освен че е ясно, бизнес писмото трябва да бъде точно и да предостави пълна картина на лицето, което я чете. Ако сте прекалено многословен в писмо, вие също жертвате яснота, така че писмото трябва да съдържа само информация и език, които са подходящи за вашата цел. Не забравяйте да използвате любезен език и да поддържате приятелския си тон, като използвате "моля" и "благодаря".
форматиране
Бизнес писма следват определен формат, който ги прави лесни за четене. Адресът на подателя трябва да е в горната част на писмото с датата и адреса на получателя под него. Правилната поздрава е "Скъпа", последвана от името на получателя и двоеточие. Освен ако не познавате лично получателя, най-добре е да използвате тяхното фамилно име и заглавие, например "Mr. Jones", вместо тяхното първо име. Оставете празен ред след поздрава, след това напишете първия абзац. Няма нужда да отстъпвате първия ред на абзаца. Използвайте единични интервали за параграфите и оставете празен ред между тях. В края на писмото въведете затваряне, като например „Поздрави“, оставете четири места за подписа си, след което напишете името си.
Физични свойства
Отпечатайте бизнес писма на хартия със стандартен размер. Можете да изберете да отпечатате буквата на бланка, която обикновено е по-тежка, отколкото хартията за копиране. Ако използвате бланки, не е необходимо да въвеждате адреса си в горната част на писмото. Използвайте качествено мастило, което няма да намаже или избледнява, за да отпечатате писмото. Ако изпращате писмото, използвайте плик за размера на бизнеса.