Можете ли да плащате за бизнес разходи с пари в брой?

Няма нищо лошо да плащате бизнес разходи с пари в брой, но това изисква предпазливост и сдържаност. По-трудно е да се докажат тези разходи, когато се търси данъчно приспадане или възстановяване, и се изисква бдителност за отчитане на парите. Разходите могат лесно да излязат от цикъла и вашата компания да може да кърви пари, без никой да знае защо. Правилното използване, макар и плащане в брой, е удобен начин за покриване на малки, но внезапни разходи.

Защо бихте искали?

Докато плащането на бизнес разходи с пари не е винаги добра идея, понякога има смисъл. Разходите могат да бъдат запълване на внезапна нужда. Това може да бъде разход, при който се приемат само пари в брой, като такса за мост при управление на служебна кола. Или може да бъде покупка, която е твърде малка, за да се занимава с други методи, като закупуване на пакет правни подложки. Докато тези ситуации възникват, винаги е по-добре да ги предвиждате и да ги минимизирате.

Трудно е да се следи

Макар и удобно, е по-трудно да се отчитат тези парични покупки във вашия бизнес. Те не се сблъскват със същите контроли като другите разходи и често попадат извън бюджета ви. Дори и да ги въведете на ръка в книгите на вашата компания, това отнема време и дисциплина. Поради липсата на документи и правилното счетоводство, е по-трудно да се докажат тези разходи при данъчно време или когато поискате от фронт офиса да ви възстанови.

Изграждане на пътека за хартия

С всички бизнес разходи, платени в брой, получете разписка. Дори ако няма отменен чек или извлечение по кредитна карта, за да ви подкрепи, IRS вижда разписка като ефективна, за да предяви претенции за сметка. Ако имате достъп, регистрирайте паричните разходи в фирмените книги, за да не забравите. Можете да направите това веднага с всяка транзакция или да ги групирате, така че те да бъдат обработени в края на деня. Както и да работите, създайте своя собствена система и я прилагайте последователно.

Дребни пари и специални фондове

Много фирми поддържат дребен фонд за дребни покупки на място. Това може да бъде толкова просто, колкото плика с пари в брой, съхранявана в чекмеджето на бюрото. Дори ако транзакцията не изисква подпис на надзора, проследяването на парите е от решаващо значение.

Ако управлявате по-малък бизнес, можете да платите някои разходи от лични средства. Уебсайтът на Kashoo препоръчва да се създаде специален фонд "допринесъл капитал" за тези разходи извън портфейла. Ако това е вашият бизнес, можете да се обадите дали да го третирате като заем за вашия бизнес или подарък. Въпреки това не искате да прекалявате с дребни парични средства или с капитал, защото е твърде лесно да се филтрират много бизнес разходи чрез тези средства и напълно да се загубят следите.