Как да адресирате група в имейли
Адресирането на група хора по имейл изисква малко предварително планиране. Като собственик на малък бизнес, трябва да вземете предвид поверителността на вашите получатели, законите, регулиращи търговската електронна поща, етикета, необходим за това, кой е адресат и как да им пишете. Ако планирате да изпращате бъдещи имейли до същата група, можете да настроите списък на групите в повечето клиенти, като Microsoft Outlook, за да ги използвате като списък за разпространение.
Към, CC или BCC
1.
Представете си, че сте в стая с всички, които ще получават Вашия групов имейл. Помислете за връзката им с вас, помежду си и техните залози в информацията, която изпращате.
2.
Поставете собственото си име в полето "To" и поставете имената на членовете на групата в полето "BCC" (Blind Carbon Copy), ако тези лица вече не са запознати. Цялата информация, въведена в полето BCC, се потиска, така че никой няма да вижда имена или имейл адреси, освен вашите. Това е подходящо, например, ако изпращате имейл до всички ваши клиенти. Не забравяйте, че неприкосновеността на личния живот превъзхожда всички останали електронни етикети.
3.
Въведете имената на всички, към които директно се обръщате, в полето „До“. Това е подходящо, например, ако изпращате съобщение до всички ваши служители за промяна в работното време. Виждайки имената им в полето „До“, информират тези служители, че имейлът е насочен към всеки от тях.
4.
Поставете имената на всички, които не са директно адресирани в съобщението ви, но които трябва да бъдат информирани за съобщението в полето "CC". Например, ако изпращате съобщение до клиент и искате търговският представител да бъде съхраняван в цикъла, ще вмъкнете името на търговския представител в полето CC.
5.
Използвайте полето BCC с преценка, когато сте включили други в полетата To или CC. Това може да е подходящо, например, ако изпращате съобщение до клиент, а доставчик или бизнес партньор е поискал да бъде информиран, без клиентът да го знае.
Обръщане към получателите
1.
Използвайте общ поздрав в първия ред на имейла, като "Поздрави" или "Добър ден", когато се обръщате към няколко получатели. Ако всички получатели имат еднаква връзка с вас, адресирайте ги еднакво - например, "Уважаеми клиенти" или "Служители на вниманието". Това е важен елемент за получателите, че това е групово съобщение, изпратено до множество лица.
2.
Свържете се с лицето в полето "До" по име, ако в това поле има само един човек, а други се изпращат копия. Това информира лицето, че имейл адресът е адресиран до нея, докато всички останали веднага ще разберат, че получават копия.
3.
Напишете съобщението в стил, подходящ за лицето или хората, към които се обръщате, като че ли сте говорели публично пред другите.
4.
Подпишете имейла, както обикновено, за междуфирмени комуникации. Ако някой от получателите е извън работното ви място, използвайте пълното си име и фирмено име, както и адреса и телефонния си номер. Имайте предвид, че актът CAN-SPAM се прилага за всички търговски имейли, изпращани извън Вашия бизнес.
Създаване на контактна група в Microsoft Outlook
1.
Стартирайте Microsoft Outlook и изберете "Нова контактна група" от раздела "Нови" на раздела Начало.
2.
Въведете име за групата в полето "Име". Изберете „Добавяне на членове“ от групата „Членове“ в раздела „Контактна група“.
3.
Изберете „От контакти на Outlook“, „От адресната книга“ или „Нов имейл“, ако желаете. За да добавите нов имейл контакт, можете да въведете информацията в диалоговия прозорец "Добавяне на нов член". За другите методи просто изберете имената от списъка.
4.
Въведете името на групата в полето „До“, „CC“ или „BCC“ на вашето имейл съобщение.
Внимание
- Използването на полето BCC за тайно информиране на другите за поверителна или лична електронна поща може да навреди на вашата репутация. Не забравяйте, че няма нищо, което да попречи на получателя на БКК да използва бутона „Отговори на всички“, дори случайно, което ще направи присъствието на лицето известно на другите получатели.