Как да оценяваме счетоводните системи за едноличен търговец
Много еднолични търговци се борят да управляват счетоводните си задължения, предназначени да осигурят финансовата жизнеспособност на тяхната компания. Въпреки че има автоматизирани системи от книги, предназначени да подпомогнат процеса, всички дебити и кредити все още са лесни за смесване. Когато оценявате счетоводните системи на едноличен търговец, оценете ключовите задачи, които са от съществено значение за подготовката на финансовия отчет.
Изходни документи
Събирането на изходни документи и анализирането на транзакциите са важни стъпки в счетоводния процес. По-специално, изходните документи служат като резервни копия за вписванията, публикувани в главната книга. Едноличните търговци трябва да имат система за проследяване на техните документи и да ги запазват за подходящия период от време. В противен случай счетоводителите или одиторите от трети страни може да не са в състояние да обосноват сумите в главната книга или данъчните декларации. Службата за вътрешни приходи често иска оригинални документи, което прави съхраняването на записи критично.
Записи в дневника
Въпреки че много счетоводни системи автоматично публикуват в главната книга, някои транзакции все още изискват запис в дневника. Не винаги е лесен процес за определяне на сумите, които отиват в главната книга, предвид дълбочината на общоприетите счетоводни принципи на САЩ. Например, амортизируемите активи изискват едноличните търговци да поддържат отделни таблици за амортизация, които служат като основа за вписванията в дневника. Едноличните търговци трябва да знаят счетоводните методи за конкретни видове вписвания, за да могат техните книги да останат точни.
Равнение на профила
Извършването на съгласуване на сметки спомага за улавяне на грешки в финансовата отчетност. Съгласуването изисква съгласуване на банковите транзакции с дейността на главната книга за даден период. Ако едноличните търговци не съгласуват достатъчно често всичките си сметки, те могат да доведат до съществени грешки в своите финансови отчети. Съвместяването на пратките също трябва да се извърши своевременно, за да може финансовата отчетност да остане надеждна.
Системи от книги
QuickBooks и Sage 50 са сред най-популярните счетоводни системи за малкия бизнес. Системите на клауд-базирани книги също съхраняват финансови отчети на сървъри, принадлежащи на трети страни. Автоматизираните счетоводни системи имат много предимства, но само ако едноличните търговци могат да ги използват правилно. При оценката на финансовите отчети, изготвени от собствениците на малки предприятия, е важно да се определи дали са налице вътрешни проверки и дали те функционират правилно или ако отчетите се одитират редовно. В противен случай финансовата отчетност може да не е точна.