Как да бюджетирате за система за управление на документи

Предприятията и правителствените служби използват системи за управление на документи, за да могат да проследяват къде са подали хартиени копия; наблюдава конвертирането на стари хартиени документи в цифрови копия; и за съхраняване и намиране на официални имейли, PDF файлове или презентации с мощност. Внасянето на ред в потока от офис документи ще отнеме както усилия, така и пари; за да сведете до минимум количеството пари и време, вземете предвид своите приоритети и нужди, преди да внедрите системата, след което съставете бюджет, след като знаете какво ще ви е необходимо.

Планиране на системата

1.

Задайте приоритетите си. В книгата "Строителни спорове" са посочени основните цели на системата за управление на документи, която трябва да ви помогне да намерите бързо информация, да идентифицирате съответните документи за даден проект и да изтеглите документи на хартиен носител, когато имате нужда от тях. Microsoft Technet казва, че създаването на добра система изисква да знаете какъв тип документи създава вашата компания, какви данни да предоставят за всеки документ, къде да съхраняват документи на всеки етап от жизнения цикъл, който трябва да има достъп до документи, как се обработват в организацията и какви са законовите и фирмени изисквания за водене на отчетност.

2.

Планирайте вашата система въз основа на вашите приоритети. Решете как вие и вашата компания искате да организирате документите, как ще бъде споделяна и премествана информация между отделните части на организацията, кои документи трябва да бъдат запазени и кои могат да бъдат разхвърляни и как да контролирате достъпа до документи, които не трябва да се споделят с всички.

3.

Говорете с хората, които действително се занимават с документите. Разберете дали това, което имате предвид, ще работи за тях. Ако имат възражения, решете дали възраженията са разумни или просто липса на интерес към промяната. Ако виждат валидни проблеми, намерете начин да ги поправите.

Бюджетиране на системата

1.

Оценка на началните разходи за конвертиране на стари документи в електронна форма. В допълнение към всяко ново компютърно оборудване, което може да ви е необходимо, сканирането на стари документи в електронна форма ще отнеме време и работна ръка, както посочват авторите на "Съдебни спорове за строителството".

2.

Цена на работните часове, свързани с обработката на материала в хартиен носител. Авансовите разходи са по-високи при конвертирането на хартиени файлове в компютъра, но търсенето, сортирането и анализирането на документи ръчно струват повече труд, отколкото извършването на същите задачи на компютъра.

3.

Съставете бюджет, който покрива както началните разходи, така и оперативните разходи. Ако имате бюджетен лимит и го надвишите, проверете дали има места, където можете да намалите разходите, без да жертвате функцията.

Необходими неща

  • файлове
  • Документи
  • Електронни документи
  • Компютърна система

Бакшиш

  • Авторите на "Строителни спорове" казват, че физическото и електронното управление на документи не винаги е същото като управлението на информацията в документите. Една ефективна система не само помага на хората да намерят един документ сред хиляди, но също така им помага да намерят информация, независимо от това кой документ е в нея.

Внимание

  • Подгответе се за грешки като погрешно подадени документи или копия, на които липсват страници. Имате план за отстраняване на такива грешки - защото рано или късно те ще се случат.

Препоръчано