Как да се изгради речник на данните в достъпа

Речникът на данните е като сбор от материали за база данни; изброява всички компоненти на базата данни, включително отчети, таблици, имена на полета и типове полета. Такава информация помага на базите данни за одит на обекти, които вече не са ви нужни. Той също така ви позволява бързо да определяте атрибутите на тези обекти. Например, за да разберете дали хипотетичното поле "CustomerID" е текст или число, създайте SELECT заявка, която препраща към това поле, и след това я изпълнете срещу речника за данни. Използвайте командата Документатор на Access за да създадете отчет за печат на речника с данни. За да създадете таблица от отчета, експортирайте го в Excel и след това отново в Access.

1.

Отворете "Достъп" и след това щракнете върху бутона "Отвори" на менюто Файл. Изберете база данни, за която искате да създадете речник на данни, след което щракнете върху "Отвори", за да заредите базата данни в Access. Кликнете върху раздела „Инструменти за бази данни“ и след това върху бутона „Database Documenter“, който е в групата „Анализи“ на командите. Access показва диалоговия прозорец Documenter.

2.

Щракнете върху раздела "Таблици", за да видите списък на всички таблици в заредената база данни, след което поставете отметка в квадратчето за всяка таблица, която искате да включите в речника за данни. Например, ако искате да включите хипотетичната таблица на CustomerContactInfo в речника за данни, поставете отметка в неговата отметка. За да включите всички таблици в речника с данни, кликнете върху бутона "Избери всички".

3.

Кликнете върху раздела „Запитвания“, след което поставете отметка в квадратчето за всяка заявка, която да се включи в речника за данни. Повторете тази инструкция за разделите Отчети и формуляри.

4.

Кликнете върху бутона "Опции", за да се покаже диалоговия прозорец Определение на таблицата за печат. Поставете отметки в квадратчетата Таблица за атрибутите на таблицата, които искате да включите в речника за данни. Например, за да включите връзките между таблиците в речника, поставете отметка в квадратчето "Връзки". Проверете полетата за полета и индексите, за да изберете кои атрибути на полетата и индексите на таблиците да се включат в речника за данни.

5.

Натиснете "OK", за да стартирате отчета, който Access показва в прозореца за визуализация на печат. Кликнете върху бутона „Excel“ в групата „Данни“, след което запишете името на файла Excel, който се появява в диалоговия прозорец „Експорт“. Кликнете върху „OK“, за да експортирате отчета.

6.

Кликнете върху бутона „Затваряне“ на раздела „Предварителен преглед“ и след това върху бутона „Excel“ на раздела „Външни данни“. Изберете файла на Excel, чието име сте записали, след което щракнете върху "OK", за да импортирате речника с данни в Access. Завършеният речник се появява в раздела Таблици на навигационния екран с име, чийто префикс е „doc_rpt“.

Бакшиш

• Други среди на бази данни използват термина "речник на данните", за да опишат подобни решения, които помагат на потребителите да управляват по-ефективно данните си. Използването на инструмента Database Documenter предлага най-уместния метод за получаване на речник на данни в Microsoft Access.

Внимание

• Информацията в тази статия се отнася за Access 2010. Тя може да варира леко или значително с други версии или продукти.