Как да изчислим разходите по проекта

Прецизната оценка на разходите по проекта е от решаващо значение за запазване на бюджета. Получете грешната си оценка и бихте могли да се окажете в червено или дори да не можете да завършите проекта. Въпреки че можете да използвате компютърен софтуер, за да рационализирате процеса, точното изчисляване на разходите по проекта изисква подробно планиране и точна информация, както и възможността за предвиждане на потенциални усложнения. Същият процес се прилага независимо дали проектът изгражда нов уебсайт или многоетажна офис сграда.

1.

Избройте всички стъпки, свързани с осъществяването на вашия проект. Това може да включва елементи като получаване на разрешителни, временно преместване на определени длъжностни функции или промяна на работните графици и всички стъпки, свързани с изграждането или сглобяването на проекта. Ако е възможно, помолете втори човек да прегледа списъка ви, за да провери дали сте пропуснали нещо. Не забравяйте стъпките след приключване на проекта, като например почистване.

2.

Оценете колко време ще отнеме всяка стъпка. Познаването на съответното време помага да се оценят разходите за труд, голяма част от повечето проекти. Ако досега не сте работили по подобен проект, консултирайте се с ментор или с други лица във вашата индустрия, за да разберете колко време са прекарали в подобни проекти.

3.

Изчислете вътрешните си разходи за труд. Това е цената за използване на персонала, който наемате и контролирате. Погледнете броя на персонала, който ще ви е необходим по време на всяка стъпка от процеса и броя часове, в които ще работят. Ако очаквате вашите вътрешни служители да завършат проекта по време на нормалния си работен ден, можете да решите, че проектът няма да доведе до допълнителни вътрешни разходи за труд. Изчисляването на тези разходи обаче е полезно упражнение за по-късно показване на разпределението на бюджета. Включете разходите за допълнителен персонал, който трябва да наемете за проекта.

4.

Посочете външните си разходи за труд. Това е цената на подизпълнителите, които наемате за извършване на специализирани задачи, като електротехник или водопроводчик или консултант. Можете да поискате оферти от тези подизпълнители, или, на този етап от проекта, да поискате само техните почасови разходи и да прецените колко часа ще ви трябват.

5.

Проучете материалите, от които ще се нуждаете, за да завършите проекта. Това може да бъде всичко от бетон за строителен проект до повече столове за нова конферентна зала до по-голям сървър за нов уебсайт. Отново, наставник или някой с повече опит във вашата област може да ви помогне с тази част от процеса.

6.

Разходите за всички тези материали. Ако използвате подизпълнители, които ще доставят свои собствени материали и тези материални разходи са включени в техните оферти, не включвайте тези в общите си материални разходи.

7.

Добавете допълнителен процент, който да позволи превишаване на разходите, заплащане на извънреден труд и увеличаване на разходите за доставките по време на проекта. Това може да варира от 10 до 30 процента, в зависимост от вида на проекта и вашата индустрия. По-дългосрочните проекти имат по-голям потенциал за преразход. Някои отрасли, като например строителството, изпитват повече вариации в материалите и / или разходите за труд. Софтуерът за оценка на разходите, отрасловите търговски групи и вашият собствен опит могат да ви помогнат да определите какъв процент трябва да добавите към оценката си.

8.

Създаване на процедура за проследяване на разходите по проекта по време на проекта. Това може да бъде под формата на редовни доклади от изпълнителите, електронна таблица, върху която се въвежда всяка цена или друг метод. Разходите за проследяване ще ви помогнат да направите корекции, за да прецизирате приблизителната си оценка. Ще забележите превишаване на разходите и ще можете да действате, за да ги контролирате, преди да излязат от контрол.

Бакшиш

  • Ако управлявате малък бизнес и имате нужда от наставник или някой, който да ви помогне с оценката на разходите по проекта, SCORE, програма на Американската администрация за малкия бизнес, може да ви свърже с ментор с опит във вашата област, който може да ви помогне.

Препоръчано