Как да изчислим осезаемите ползи и поддръжка при управление на документи

Материалните ползи включват измеримите данни, които се появяват в отчетите за доходите и материалните запаси. Те служат като цели за управление на проекти, отразени в документите, които създавате, за да подкрепят процеса. Изчисляването на осезаеми ползи е част от задълженията за управление на документи, определени от клиент, и в крайна сметка ръководител на проекта. Материалните ползи могат да включват увеличаване на приходите, както и икономии на производствени и оперативни разходи. Има процес, който трябва да се следва и различни ключови стъпки, които трябва да се предприемат при документирането на осезаеми ползи.

нематериални

Началните дейности във всеки проект включват изграждане на документация за подпомагане на вашите процеси и за насочване на работата, която ще предприемете. Започвайки с крайна цел, вие изграждате случай, който води до подкрепяща документация за реалните и измерими резултати, които планирате да постигнете. Нематериалните резултати са жизненоважни в процеса, поради влиянието, което оказват върху успеха на проекта. Макар че те не могат да бъдат измерени в долари, нематериалните ползи трябва да бъдат документирани в началото на проекта и могат да включват добра воля в общността и морала на служителите, по-добри практики за отчитане и по-точни оценки.

Предположения

В ранните етапи на всеки проект трябва да започнете с някои основни предположения, които смятате, че ще повлияят на вашите резултати и на осезаемите ползи, за които се стремите. Докато претегля нематериалните ползи, трябва да вземете предвид очакваните предимства на предложените ви промени и потенциалното финансово въздействие върху компанията като цяло. Предположенията трябва да ви доведат до заключения, които ръководят основната насока на проекта: да извлечете измерими резултати. Чрез изчисляване на нематериални предположения и тяхното потенциално въздействие, всъщност може да изхвърлите проекта или да предефинирате целите си.

Риск и разходи

След като определите валидността на предположенията си, трябва да вземете предвид разходите и рисковете за всяка договорена покупка и да подредите документите по съответния начин. На първо място трябва да бъдат разгледани предложения с много малък риск и ниско или никакво допълнително финансиране. Тези документи ясно показват преките осезаеми ползи от предложените промени и осигуряват хартиени следи, които позволяват последващи действия в тримесечните и годишните прегледи. Тъй като рисковете и разходите се увеличават, документацията става все по-важна, като подчертавате потенциалната възвръщаемост на инвестициите чрез внимателното управление на документите.

Резултати

Резултатите от внимателното управление на документите при формирането на нов проект водят до по-директна комуникация с клиентите и ясни пътища, по които ще постигнете целите си, измерени като осезаеми резултати. Като използвате електронни таблици и сравнителни таблици, за да изградите своя случай, разработвате план за действие въз основа на пълен преглед на присъщите на вашите предложения последици. Това, с което ще стигнете, е анализ на разходите и ползите, ясно подкрепен чрез внимателно планиране и управление на вашата документация през всяка стъпка от предложения проект. Одобрението и финансирането е по-лесно, когато подкрепите хипотезата си от началото до края с ясна документация.