Как да импортирате няколко електронни таблици в достъпа

Microsoft Access поддържа директно импортиране на данни от електронни таблици от файлове, които сте създали в Microsoft Excel или са записани като XLS или XLSX файлове в друго приложение, което може да създава съвместими с Excel документи. Можете да създадете база данни директно от електронната си таблица, като включите заглавията на колоните, с които сте идентифицирали съдържанието на данните, в имената на полетата в таблицата за достъп. Ако сте създали няколко електронни таблици, които съдържат едни и същи колони с данни, можете да комбинирате съдържанието им в един файл за достъп, като повторите процеса на импортиране на данни с всяка отделна електронна таблица.

1.

Преминете към раздела „Външни данни“ в Достъп и намерете групата „Импортиране и свързване“. Кликнете върху опцията "Excel". Отваря се диалоговият прозорец "Получаване на външни данни - електронна таблица на Excel".

2.

Кликнете върху бутона "Browse" и използвайте диалоговия прозорец "File Open", за да намерите първия Excel файл, който искате да импортирате. Кликнете върху бутона „Отваряне“, за да се върнете в диалоговия прозорец „Получаване на външни данни“.

3.

Изберете първия бутон за избор в набора от три варианта, за да зададете как ще се използват данните от Excel. Тази опция създава нова таблица в текущата база данни. Кликнете върху бутона "OK", за да продължите към съветника за импортиране на електронни таблици.

4.

Кликнете върху бутона "Покажи работни листове" и идентифицирайте работния лист, който искате да използвате. Ако файлът на електронната ви таблица съдържа само един работен лист, изборът ви е прост. Ако съдържа повече от един, внимавайте да изберете правилния избор. Прегледайте примерните данни в долната част на съветника, за да проверите дали сте избрали правилния работен лист и че първият ред от данните се състои от заглавия на колони. Натиснете бутона "Напред", за да продължите.

5.

Кликнете върху квадратчето за отметка "Първи ред съдържа колони", за да укажете на Access да използва тези етикети на колони като имена на полета. Можете да видите предложените имена на полета в примерните данни в долната част на съветника. Натиснете бутона "Напред", за да продължите.

6.

Кликнете върху първата колона на данните си и използвайте „Опции за полето“ над данните от извадката, за да предоставите информация за данните. Използвайте полето "Име на поле", за да замените заглавието на колоната като име на полето. Задайте падащото меню „Тип данни“ на „Текст“, „Напомняне“, „Номер“, „Данни“, „Време“, „Валута“, „Да / Не“ или „Хипервръзка“, в зависимост от съдържанието на колоната, Използвайте квадратчето „Не импортирайте поле (прескочи)“, за да пропуснете дадена колона. Използвайте падащото меню "Индексирани", за да посочите дали съдържанието на полето трябва да бъде индексирано. Натиснете бутона "Напред", за да продължите.

7.

Определете първичен ключ за импортиране на данни. По подразбиране Access добавя първичен ключ, който избира. Можете да отмените неговия избор или да му кажете да не създава ключ. Натиснете бутона "Готово", за да продължите.

8.

Повторно стартирайте съветника за импортиране, този път изберете да добавите данни към новата таблица и посочете името на следващия файл, който искате да импортирате. Добавете данните си и отново стартирайте съветника за следващия файл. Повторете този процес, докато не импортирате всички данни от електронната си таблица.

Съвети

• Уверете се, че всички електронни таблици съдържат заглавия на колони и че всички съответни колони използват едни и същи етикети на заглавията. Стандартизирайте електронните си таблици, за да улесните правилния импорт на данни в Access. Докато колоните съдържат едни и същи типове данни и използват едни и същи заглавия на колони, те не трябва да се показват в същия ред на колони в различните файлове на Excel, които планирате да импортирате във вашия файл за достъп.
• Обединените клетки поставят данните си в полето, съответстващо на първата колона на структурата на обединените данни.
• Достъпът превръща стойностите на грешките в нули.

Предупреждения

• Ограничете вноса на файл до не повече от 255 колони, което съответства на ограничението от 255 полета в таблицата, наложени от Access.
• Не можете да пропуснете колоните, когато импортирате в база данни, която вече съществува. Ако някой от файловете, които искате да импортирате в Access, съдържа колони, които не са ви необходими, първо ги изтрийте в Excel.