Как да увеличите разговора в срещи
Ефективните срещи включват участие на всички участници, но принуждаването на участниците да говорят и да споделят своите идеи, изискват приобщаващи подходи, които гарантират, че всеки човек има шанс да бъде изслушан. Разбиран организатор на срещи улеснява присъствието на участниците, засаждането на семената преди началото на сесията да започне с насърчаване на случайни взаимодействия между участниците и предварително разпределяне на дневния ред. Използването на умел посредник за срещи също може да помогне в този процес.
Среща преди срещата
Можете да разчупите леда на срещата, като дадете възможност на участниците да се срещнат и да се поздравят няколко минути преди началото на срещата. Например, осигурете континентална закуска или следобедна закуска от 15 до 30 минути преди срещата. Участниците могат да изберат да пристигнат рано, да се настанят, да изпият чаша кафе и да участват в разговор с други участници в срещата. Това може да накара посетителите да се чувстват по-удобно един с друг, когато срещата започне, насърчавайки разговора.
Размер на срещата
Освен ако не провеждате обща информационна среща или програма за целия персонал, срещите трябва да са ограничени по размер, така че хората да могат лесно да общуват и да общуват, без да се борят с десетки други гласове. Помислете за провеждане на срещи на отдел или конкретен проект и включете само хора, които участват пряко в дискусиите. Този подход ще насърчи приноса, както и ще ви позволи да запазите контрол върху продължителността на срещата.
Подробна програма
Срещите обикновено се провеждат по по-ефективен начин, ако организаторът създаде и разпространи предварително подробна програма. Това позволява на участниците в срещите да получат преглед на теми, които ще бъдат обсъждани, и да правят бележки за точките, които биха искали да покажат по време на срещата. В допълнение към модератора на срещата, следвайки дневния ред, изчерпателността трябва да включва възможност за всяко присъстващо лице да говори. Това може да включва доклад на отдел или актуализация на проекта.
Водещ на срещата
Ефективен модератор на среща трябва да се стреми да ангажира всички участници в срещата. Това може да стане чрез мозъчна атака, обиколка на масата и искане за отговор на конкретен, отворен въпрос, или призоваване на хората и задаване на тяхното мнение. Фасилитаторът трябва също така да гарантира, че нито един участник не доминира в разговора на срещата, като се възползва от тежките говорители и насърчава дискусиите от другите. Модераторът може също да изгради време в дневния ред, за да отвори думата за дискусия по определена тема или да проведе сесия за въпроси и отговори.