Как да информираме служителите за политика за идентификационните значки

Политика на идентификационната значка е документ, описващ правила и инструкции, свързани с използването на служебни и посетителски идентификационни значки. Собственикът на малък бизнес може да въведе нова политика за актуализиране на съществуващата или да отговори на бизнес промени, които изискват допълнителна сигурност, като например спечелване на правителствен договор. Информирането на служителите за всеки един вид политика изисква да работите с вашия управленски персонал, за да създадете план, който плавно премества служителите от текущите процедури към новите.

1.

Обявете новата си или актуализирана политика за значки на имейли по имейл до всеки, който управлява служителите във вашия бизнес. В имейла обяснете причината за новата политика и приложете копие от него за преглед. Ако използвате значки за пръв път или се е променил видът на съществуваща значка, прикачете изображенията на значката за преглед.

2.

Създайте среща с вашия управленски персонал, за да отговорите на всички въпроси, които имат по отношение на политиката, преди да я предоставите на останалите служители.

3.

Демонстрирайте подходящия начин за показване на идентификационната значка. Например, на щипка за колан или ремък със снимка на служителя, обърната навън. Ако значката се удвои като карта за достъп до врата и има чип за магнитна лента или радиочестотна идентификация (RFID), демонстрирайте подходящия начин за плъзгане или сканиране на картата. Освен това демонстрирайте правилната процедура, за да поискате помощ за влизане в сградата, ако картата е изгубена, загубена, забравена или не работи.

4.

Обсъдете всички предизвикателства, които политиката представя и начините да ги заобиколите. Предизвикателствата могат да включват начини за санкциониране на служителите, които пренебрегват носенето на идентификационен знак или алтернативи за тези, които изпълняват служебни задължения, които правят носенето на значката трудно или опасно.

5.

Работете с мениджърите си, за да създадете план за информиране на останалите служители за новата политика. Използвайте метода си за информирането им за новата политика като пример за формата, който искате да използват, и обсъдете допълнителни идеи, като например публикуването на новото обявление за политиката на таблото за бюлетини за почивка. Освен това помолете вашите мениджъри да изберат метод за среща - малки групи или в една голяма група - които според тях ще им улеснят да информират другите служители, да предоставят обучение и да отговарят на въпроси.

6.

Задайте дата за обявяване на новата политика за идентификационните значки по имейл и на табла за обяви. Освен това, определете дата за официално разгръщане на политиката към останалите ви служители.

Бакшиш

• За да предотвратите объркването и объркването, изпращайте на мениджърите си напомняния по време на всеки етап от процеса. Например, ако политиката изисква служителите да носят идентификационни значки за първи път, напомнете на мениджърите да дадат пример, като носят своите значки в деня преди влизането в сила на правилото.