Как да следите на инвентара на компютъра

В малък бизнес или малък компютърен отдел физическото броене и проследяване на запасите може да бъде лесно, бързо нещо, което можете да направите. Дори компютърният начинаещ може да отвори електронна таблица и да изброи няколко компютъра и техните периферни устройства, за да ги извика по-късно. С нарастването на бизнеса ви и увеличаването на броя на активите, най-добре е да имате специфичен метод за проследяване на компютрите, така че да не ги губите.

1.

Стартирайте всяка компютърна система за инвентаризация, като физически обозначите всеки актив над определена стойност. Свържете се с вашия застрахователен агент за подробности относно необходимата документация за защита срещу загуба.

2.

Създайте схема за именуване, която ви помага да следите рекламните места. Някои ще използват стикер с прост номер или стикер "Здравейте! Моето име е", като IP адресът на компютъра е посочен в полето за име за по-лесна идентификация. Предпочитаният физически етикет е етикет, защитен от подправяне, с баркод, който можете да сканирате в база данни с компютърни инвентаризации.

3.

Преименувайте всеки компютър, за да съответства на неговия етикет. Кликнете върху „Старт“, щракнете с десния бутон на мишката върху „Компютър“ и след това върху „Свойства“. Кликнете върху „Промяна“ в раздела „Име на компютъра“. След като промените името си, трябва да рестартирате, за да влезе в сила. Използвайте описателно име като "Computer-Lab-11", за да улесните сърфирането в местоположение.

4.

Проучване на компютърен софтуер за управление на бази данни. Този софтуер ще сканира вашата мрежа за MAC адреса на всеки компютър, номер, специфичен само за тази система, и ще го вмъкне в база данни, която можете да заявите, когато е необходимо. Има безплатни версии на този софтуер, поддържани от реклами и има търговски версии, които могат да струват над $ 1000.

5.

Напишете основна база данни в Microsoft Access или подобна програма. Този метод ще работи за малки и средни операции, но няма да може да управлява софтуера, предназначен за поддържане и проследяване на компютри. Тя ще ви позволи да групирате типове активи и да прилагате доларови стойности.

6.

Купете си баркод принтер и скенер. Скенерът е ръчно устройство, което обикновено държи инвентара в паметта си за качване, когато приключите със сканирането или автоматично ще предавате на компютър със стандартен безжичен или Bluetooth сигнал.

7.

Създайте списък с тези стъпки, който да използвате при всяко придобиване на компютър. Направете този списък за проверка част от процедурата по внедряване на компютъра.

Необходими неща

• компютър
• Софтуер за управление на запаси
• Принтер за баркод
• Ръчен скенер за баркод.
• Стикери "Здравейте! Аз съм ..."

Съвети

• Снимайте инвентара си, докато ги разполагате, за да прикачите към базата си данни, така че ще знаете точно как изглежда елементът.
• Изисквайте от персонала поне веднъж годишно инвентаризация на лични и фирмени запаси.
• Софтуерът Microsoft Server също ще ви помогне да следите запасите и може да се използва за проверка на активните системи.

Предупреждения

• Не разчитайте изцяло на компютърни продукти за управление на инвентара. Извършвайте проверки на място на инвентара през цялата година.
• Архивирайте данните за запасите извън сайта, за да ги предпазите от кражба или загуба.