Колко време работодателите водят записи след прекратяване на работника?
При прекратяване на трудовото правоотношение работодателите имат задължението да съхраняват файловете на персонала на персонала на сигурно място. Продължителността на времето, в което трябва да се съхраняват записите на служителите, варира според федералните и някои държавни закони, отнасящи се до воденето на отчет на работодателя. Това са строги правила и работодателите, които не са в състояние да произведат определени работници след прекратяване, могат да бъдат обект на строги наказания и глоби, наложени от държавни органи.
Прекратяване на работата на служителите
Терминът "прекратяване на трудово правоотношение" обхваща редица трудови действия, а не само принудително прекратяване или освобождаване от работа на служител. Работодателите използват думата „прекратяване“, за да посочат всички видове разделяне на заетостта - доброволна оставка, уволнение, пенсиониране и премахване на работата. Звучи сурово за мирянина, но отделите за човешки ресурси говорят за прекратяване, просто защото това означава, че трудовото правоотношение е приключило, така че винаги е приложимо независимо от обстоятелствата.
Компоненти на трудовите книжа
Записите за трудова заетост се състоят от досиета на персонала на персонала, записи за заплати, формуляри за записване на обезщетения и медицински досиета. Материалите, свързани с работата - всичко, освен здравната и медицинската информация - обикновено се съхраняват в отдел „Човешки ресурси“ и могат да бъдат на разположение на персонала на базата на необходимостта да се знае. Записите за заплатите понякога се съхраняват отделно, но се съхраняват за лесна достъпност по име на служител или идентификационен номер, като например номер за социално осигуряване.
Информацията относно здравните или медицинските обезщетения на служителите и свързаните с нея документи са достъпни само за член на персонала или служител на ниво мениджър, определен като служител по въпросите на неприкосновеността на личния живот, както е посочено в разпоредбите на Закона за преносимост и отчетност на здравното осигуряване (HIPAA), които гарантират поверителност на определени документи, поддържани от работодател.
Неизправен запис на служителите на FLSA
Съгласно Закона за справедливите трудови стандарти (ФЛСС) работодателите са длъжни да съхраняват записи за заплати за неизпълнени служители в продължение на три години. Записите за неплатените служители включват копия на работодателя от плащания за заплати или доказателство за изплащане на заплатите, доказателство за заплати за извънреден труд, отработени часове и извънреден труд, удръжки от заплатите и други материали, свързани с заплатите. Изискванията за водене на отчетност за наети, освободени работници се различават леко, само защото освободените работници нямат право на извънреден труд и следователно няма да имате платени доказателства за извънреден труд. FLSA изисква от работодателите да поддържат непроверени записи в продължение на три години от датата на прекратяване на заетостта.
Изискването на FLSA е две години за записи като колективни трудови договори, атестации за изпълнение и документи, които могат да удовлетворят изискванията за оправдаване на скалите за заплащане, заплатите и нивата на заплатите.
Законите за държавните архиви могат да се различават от федералните, а в някои държави изискванията са по-дълги от мандата на федералните разпоредби. Държавата Тексас, например, изисква работодателите да поддържат определена заплата и данъчна информация за четири години. Някои материали, свързани с ползите, трябва да се поддържат от работодателите на Тексас в продължение на шест години.
EEOC Записване на всички трудови документи
Комисията за равни възможности за заетост на САЩ (EEOC) изисква от вас да поддържате всички трудови документи за една година от датата на прекратяване на работника. За целите на Закона за дискриминация по отношение на възрастта (ADEA), трябва да съхранявате записи за заплати за същия период от време, който се изисква от FLSA - три години от датата на прекратяване. Друга информация за доходите на служителите трябва да се запази само за една година.
Специални правила за съхранение на данни се прилагат, когато служител подава обвинение за дискриминация по някое от антидискриминационните закони, прилагани от EEOC. По въпроси, свързани със спорове на служители съгласно федералните закони за граждански права, трябва да пазите досиетата на служителите, докато работодателят и федералната агенция не постигнат решение, или докато EEOC не издаде своето решение. Тъй като файловете трябва да се съхраняват по време на целия процес на разрешаване на спорове, може да минат години след прекратяването, преди работодателят да може безопасно да изхвърли файловете на служителя.
По-добре безопасно, отколкото съжалявам
Тъй като правилата за съхраняване на записи варират според изискванията на федералното и държавното управление, разумно е да се поддържат записи на служителите за максималния период от време. Напълно добре е да съхранявате тези записи по електронен път, така че да не се налага да разпределяте място и ресурси на хартиените записи. Би било разумно да поддържате всички записи на служителите в продължение на поне три години - за да покриете всички основи на федералните правила - и по-дълго, ако е необходимо, да спазвате правилата на държавата.