Колко дълго трябва да поддържате кредитни карти?
Клиентите имат до 18 месеца да оспорват таксите по сметката на кредитната си карта. Ако не запазите разписките за кредитни карти от сделките за продажба, вашият бизнес може да бъде принуден да върне парите за покупката на фирмата за кредитни карти на клиента. Ако фирмата за кредитна карта се обърне към клиента и нямате касовата бележка за потвърждаване на покупката, компанията може да дебитира сметката ви за търговец за възстановяване на такса.
Оспорване на възстановяване
Получаването на кредитна карта за лични транзакции обикновено съдържа подписа на клиента. Ако сте изхвърлили квитанцията, не можете да докажете, че клиентът действително е подписал покупката. Според Visa, други методи за оспорване на възстановяване на разходите включват всяка кореспонденция между вас и притежателя на картата, когато той потвърждава покупката и друга информация за разписката, включително код за оторизация. Самата разписка също доказва, че имате картата или информацията от картата, за да влезете в терминала на търговеца, за да обработите транзакцията.
Съхранение на квитанция
Разписките за кредитни карти съдържат информация, която крадците на самоличността могат да използват, за да създават измамни сметки и да извършват незаконни покупки. Безопасен метод за съхраняване на вашите разписки е от съществено значение за защитата на информацията на клиента. Федералната търговска комисия препоръчва да се запази всичко, което съдържа идентифицираща информация на клиента, в заключена стая или файл и ограничаване на броя на служителите с достъп до информацията, колкото е възможно по-малко. Ако съхранявате цифрови копия на квитанциите, шифровайте файловете и предоставяйте части от ключовете за криптиране на двама или повече служители. Това гарантира, че никой няма достъп до файловете.
Унищожаване на разписки
Въпреки че не се изисква от повечето предприятия, следвайки правилото за обезвреждане на FTC гарантира, че информацията за разписките е неузнаваема след унищожаването. Като минимум, трябва да разкъсате квитанциите, но за пълна увереност, че данните са неразпознаваеми, помислете за изгарянето на оставащото след раздробяване. Като алтернатива, можете да наемете фирма, специализирана в унищожаването на фирмените записи. Освен това, теоретично можете да елиминирате данните чрез изтриване и пренаписване на компютърни файлове многократно. Разширените програми за извличане на данни обаче могат да извлекат някои от чувствителната информация. По-добър вариант е да използвате програма за защита, която изтрива и презаписва файла, докато оригиналният файл не бъде разпознат.
Данъци
Службата за вътрешни приходи препоръчва да съхранявате всяка документация за удръжки и доходи за най-малко три години. Поддържането на разписки за кредитни карти не е задължително, стига да имате друга документация за продажбата, като например депозитните ви записи от търговския Ви акаунт или касовите бележки. Ако обаче искате да приспаднете възстановяването на данъци от данъците си, получаването на оригинална разписка или копие може да ви помогне да проверите загубата, ако IRS избере връщането ви за одит.