Как да направите електронна таблица в Excel "само за четене" за други хора
Обикновено, ако споделяте електронна таблица на Excel с някого, този човек може свободно да редактира електронната таблица. В някои случаи може да искате да изпратите на някого електронна таблица с данни, но също така искате да се уверите, че той не случайно или умишлено го редактира, така че номерата да остават точни. Можете да направите това, като използвате електронната таблица само за четене в Excel или можете да я конвертирате от Excel в друг формат, като PDF файл или дори уебсайт. Подобни опции са налични и за друг обикновен офис софтуер, включително Microsoft Word.
Excel и електронни таблици само за четене
Можете да накарате Excel да създаде електронна таблица във формат само за четене за други, така че хората да могат да четат съдържанието му, но да не ги редактират, или да наложат други ограничения на съдържанието.
За да направите това, кликнете върху раздела „Файл“ в менюто на лентата, след което кликнете върху „Информация“. След това кликнете върху „Защита на документ“ и изберете една от представените опции. Кликването върху "Винаги отваряй само четенето" ще гарантира, че документът винаги е отворен, така че хората да не могат да го променят; натискането на "Ограничаване на достъпа" ще ви позволи да изберете други опции, за да контролирате дали хората могат да редактират или отпечатват файла.
След като изберете желаните опции, кликнете върху „Да, стартиране на защитата “ и изберете дали искате да ограничите редактирането и всички други опции, като например печат на конкретни потребители на Windows или акаунти на Microsoft или дали искате да изисквате парола за редактирайте файла. Имайте предвид, че хората могат да копират данни от електронната таблица в друга електронна таблица или файл и след това да ги редактират там, ако искат да го направят.
Защитете работна книга или работен лист
Използвайте Excel защитна работна книга или _protect feature_s за да зададете по-подробен контрол върху електронна таблица или само върху части от електронната таблица. Работната книга е друго име за файл с електронни таблици в Excel, докато работен лист е отделен раздел от данни за електронни таблици във файла.
За да използвате тези функции, щракнете върху раздела "Файл" в менюто на лентата, след което щракнете върху "Инфо" и "Защита на работната книга". Кликнете върху "Protect Current Sheet" (Защита на текущия лист), за да ограничите редактирането в раздела с текущо отворения лист или "Защита на структурата на работната книга" за настройки, които се отнасят за целия файл. Обикновено трябва да зададете парола, която трябва да бъде въведена, за да направите промени в този файл. Запомнете паролата или я съхранявайте на сигурно място, например в защитена програма за управление на пароли.
Използвайте само функции за четене от Word
Microsoft Word и други части на Microsoft Office имат подобни инструменти, за да правят файлове само за четене или по друг начин ограничени.
Както в Excel, щракнете върху раздела "Файл" в менюто на лентата; кликнете върху „Информация“ и след това върху „Защита на документа“, за да ограничите кой може да редактира вашия документ на Word. Опциите са подобни на Excel и има и функция "Ограничаване на редактирането", която ви позволява да укажете конкретни видове редактиране, които са и не са разрешени. Можете дори да ограничите стиловете за форматиране, които могат да се използват в документа.
След като приключите с избора на ограниченията, които искате, кликнете върху „Да, започнете да прилагате защита“ и разпространете документа.
Преобразуване в PDF файл
Друг начин за защита на електронна таблица, документ на Word или друг файл е да го изведете като PDF файл.
Много програми - включително Adobe Reader и повечето от съвременните уеб браузъри - могат да отварят PDF файлове, но програмите не могат да редактират PDF файловете. Въпреки че софтуерът за редактиране на PDF файлове обикновено е достъпен, по-малко вероятно е някой случайно да редактира PDF файл, отколкото случайно да направи промени, докато превърта през електронна таблица или документ на Word.
За да генерирате PDF, използвайте диалоговия прозорец за печат на компютър с Windows или MacOS. Можете да запазите изхода като PDF и да го разпространявате с имейл или друг инструмент за съобщения.
Недостатъкът на използването на PDF за тази цел е, че може да бъде по-трудно да се изберат и работят с данните, ако някой иска да копира данните в нов файл с електронни таблици или да програмира автоматично обработка на данните, за да извърши изчисления.