Как да управлявате големи документи в Word
Ако вашите бизнес документи се състоят от стотици или хиляди редове, можете да ги направите по-лесни за управление, като ги разделите на секции. Компютърните програмисти често прекъсват кода в управляеми парчета и можете да направите същото с вашите документи на Microsoft Word. Word има вградена функция Master Document, която отнема минути, за да се научи и ви помага да укротите ненужните документи в управляеми секции, с които можете да работите по-продуктивно.
Очертания на документа
Контурите помагат на хората да организират информацията; Сгъваемите очертания им помагат да управляват големи количества информация в малко пространство. Лентата на Word има изглед, който можете да преминете, като кликнете върху „Преглед“ и след това върху „Очертаване“. Хората често използват този изглед, за да генерират очертания в един документ. Например, можете да създадете няколко заглавия, които служат като контейнери за текст, който се показва под тези заглавия. Една позиция, наречена Продажби, може да съдържа информация за продажбите, докато друга може да има маркетингова информация. След въвеждане на изглед Outline, можете да превърнете всеки текст в заглавие, като маркирате текста и натиснете "Alt-Shift-Left".
Основни документи и поддокументи
Редовните очертания на документи са добри, но може да ви е необходимо нещо по-силно, когато документите ви станат необичайно големи. Microsoft добави раздел "Основен документ" в раздела "Очертаване на лентата", който може да ви помогне да управлявате ефективно тези страници, като превръщате групи от свързан текст в поддокументи. Поддокументът е документ, който се намира в по-голям главен документ. Като пример, можете да превърнете целия текст в този раздел в поддокумент. Имате възможност да създадете толкова поддокументи, колкото желаете и дори да ги накарате да се разширяват и свиват.
Създаване на поддокументи
Преди да създадете поддокументи, трябва да идентифицирате разделите на големия документ, които искате да разделите. Ако първите 20 страници говорят за бюджетирането, например, можете да направите този раздел първия си поддокумент. Направете това, като добавите описателно заглавие в горната част на раздела и маркирате тази позиция и всички страници, които искате да включите в раздела. Когато кликнете върху „Показване на документ“ и след това върху „Създаване“, Word добавя ред в горната част на секцията и един в долната част, за да ви уведоми, че сте създали поддокумент. Можете да използвате тази техника, за да конвертирате други големи части от свързаната информация в поддокументи. Когато сте готови, всичко ще изглежда същото, с изключение на разделителните линии, които Word добавя, за да разделят поддокументите.
Управление на поддокументи
Ще разберете полезността на поддокументите, когато щракнете върху бутона "Свиване на поддокументи" в раздела "Очертаване на лентата". След като направите това, текстът на документа изчезва и виждате само хипервръзки. Хипервръзката на всяка секция съдържа името на заглавието, което сте въвели за този раздел. Ако сте създали две дузини секции, хипервръзките ще заемат само две дузини линии, защото текстът, който съдържат, е свит. Можете да разширите текста, като кликнете върху „Разширяване на поддокументите“. След като разширите всички поддокументи, можете да щракнете двукратно върху знака „+“, който се появява до заглавието на всяка секция, за да свиете текста на тази секция поотделно. Щракнете два пъти върху знака “+” отново, за да скриете този текст.
Допълнителни функции на поддокумента
В допълнение към това, че можете да намерите всеки раздел бързо в голям документ на Word чрез свиване на секции, можете също да впрегнете силата на сегментирането на документи. Всеки раздел, който създавате, става физически файл, който се намира на твърдия ви диск. Местоположението на файла се показва като част от текста на хипервръзката. Това означава, че когато щракнете двукратно върху бялата икона до хипервръзка, Word отваря секцията в нов прозорец. Това ви позволява да работите в секцията Продажби, например в изолация - свободна от разсейването на заобикалящия текст. Тъй като ще работите само с един раздел, трябва да можете да намерите неща по-бързо, отколкото бихте направили в голям документ. След като настроите всичко това, ще се насладите на най-доброто от двата свята; всички поддокументи ще съществуват като част от един главен документ и ще можете да кликнете два пъти върху бялата икона до хипервръзката на всеки поддокумент, за да работите отделно върху този поддокумент. Когато превключите в режим на чернова, като кликнете върху „Преглед“ и след това върху „Чернова“, всичко се връща към нормалното и ще видите оригиналния документ и всички негови раздели като цяло.