Как да управляваме твърде много имейли
Пълна пощенска кутия за електронна поща е проблем, който може бързо да се влоши, ако получавате голям брой нови съобщения всеки ден. Не след дълго може да откриете, че вашата пощенска кутия съдържа стотици съобщения и не можете да си спомните кои са най-спешните. За да управлявате ефективно пощенската си кутия, намалете обема на входящите съобщения, създайте ефективна система за архивиране и помолете хората, които комуникират с вас, да направят съобщенията си по-продуктивни.
1.
Активирайте защитата от спам във вашия имейл клиент, за да намалите обема на нежеланите съобщения. В Microsoft Outlook 2010 щракнете върху раздела "Начало" в горната част на прозореца. Кликнете върху бутона „Нежелана поща“ и след това върху „Опции за нежелана поща“. Щракнете върху раздела "Опции" в горната част на прозореца, след което щракнете върху "Ниско", "Високо" или "Само в безопасни списъци", за да регулирате нивото на защита. Повечето програми и услуги за електронна поща предлагат някаква форма на защита срещу спам.
2.
Маркирайте важните съобщения. Клиентите за електронна поща като Microsoft Outlook ви дават възможност да маркирате съобщенията с цветни флагове. Това прави най-важните съобщения откроени във входящата поща с много съобщения.
3.
Създаване на папки. Ако съхранявате всичките си съобщения във входящата си поща, можете лесно да пропуснете важни съобщения или да забравите тези, които сте прочели, и все още да отговаряте. Някои полезни схеми за електронна поща включват създаване на папка за всеки подател, папки за текущи проекти в работата и папки за съобщения, на които трябва да отговорите възможно най-бързо.
4.
Напишете кратки отговори. Често можете да изразите най-съществените елементи на отговора си с няколко думи или изречения, а не с пълна страница. Кратката комуникация оставя посланието ви по-малко отворено за тълкуване, гарантира, че най-важните части не са пропуснати, и насърчава другите да ви изпращат кратки съобщения.
5.
Помолете вашите подчинени по време на работа да структурират по-ефективно своите съобщения, като добавят описателни теми и обобщават или цитират предишни съобщения, когато отговарят. Освен това, помолете ги да използват полето Carbon Copy само когато трета страна абсолютно трябва да получи копие. Тези стъпки намаляват общия обем на съобщенията и намаляват времето, необходимо за отговор на съобщенията.
6.
Прочетете и отговорете на съобщенията веднъж на ден, ако установите, че този имейл ви предпазва от по-важни задължения. Първо обработете най-важните съобщения и след това обработете колкото се може повече други съобщения, за които имате време. Когато ти свършиш, спри; по-малко важните съобщения могат да чакат.
7.
Създайте папка "Архив" за много стари съобщения, които едва ли ще прочетете отново. Това ви позволява да намерите съобщенията, ако е необходимо, като същевременно ги възпрепятствате да правят по-нови съобщения трудни за намиране.