Как да проследявате заявка за обслужване на клиенти

Като собственик на малък бизнес, вашите клиенти са ядрото на вашия бизнес. Без тях успехът е неуловим. Когато клиентите ви направят заявка, те очакват от вас да я изпълните възможно най-добре. Исканията за услуги идват в различни форми, като например за закупуване на материални елементи, за сключване на договор за извършване на услуга или за подаване на жалба относно вашите продукти или услуги. За да предоставите на клиентите си ефективна услуга, разработете система, която ви позволява да проследявате техните заявки.

1.

Създайте отделни файлове на твърдия диск на вашия компютър за всеки от клиентите си. Например направете папка на вашето C-устройство и го обозначете с „Текущи заявки за услуги“. В тази папка създайте файлове за всеки от клиентите си и ги обозначете с името на съответния клиент. Направете друга папка на C-drive и го обозначете с „Closed Service Requests“. Създайте отделни файлове за всеки от вашите клиенти в папката „Closed“.

2.

Разработете шаблон за заявка за услуга чрез програма за електронна таблица или текстообработка. Напишете „Заявка за услуга“ в получер шрифт, центриран по цялата страница. Няколко места надолу, отляво на страницата, включват името на фирмата, адреса, телефонния номер и имейл адреса. Поставете данните на клиента надясно. Това включва име на клиента, адрес, телефонен номер и имейл адрес.

3.

Направете необходимите колони под заглавката и задайте заглавия, които се отнасят до заявката за услуга. Например заглавията могат да се четат: "Дата на заявката", "Заявка направена от" и "Описание". Създайте достатъчно място за колоната „Описание“, за да можете да въведете подробна информация, ако е необходимо.

4.

Начертайте полето „Коментари“ в долната част на страницата, вляво. В „Коментари“ посочете допълнителна информация за заявката, като например как ще бъде управлявана и прогнозната времева линия.В долния десен ъгъл на страницата начертайте линия и напишете „Прието от“ под него за лицето, което подава заявката напишете името му. Под тази линия, подгответе друга линия и напишете "Completed Date".

5.

Запазете заявката в папката „Текущи заявки за услуги“ под съответното име на файл. След като заявката бъде обработена, свържете се с клиента, за да видите дали тя е удовлетворена. Ако е така, въведете крайната дата на заявката за услуга и запишете документа в папката „Затворени заявки за услуги“ в съответния файл. За целите на архивирането и за увеличаване на надеждността на вашата система за регистриране, създайте две папки на хартиен носител, една за "Текущи заявки за услуга", а другата за "Затворени заявки за услуги". Подредете всеки хартиен документ по азбучен ред в съответната папка.

Съвети

• Актуализирайте заявката за услуга, за да покажете всички контакти, които се случват с клиента, преди да ги завършите.
• Направете заявката възможно най-подробна, за да можете лесно да забележите въпроса и да го решите. Това също е полезно при решаване на спорове с клиенти. Наличието на подходящи бележки помага да се изяснят недоразуменията и да се предотврати недоразуменията.
• Ако имате значителна клиентска база, помислете за софтуер за управление на заявки за обслужване, за да увеличите ефективността на поддръжката. Въз основа на въведените данни софтуерът ви позволява да управлявате и проследявате заявки, графици и състояние.