Технологични изисквания за споделена услуга за човешки ресурси
Понякога компаниите могат да спестят пари в отдел „Човешки ресурси“, като централизират всички услуги за човешки ресурси в едно място за споделени услуги за човешки ресурси. За да реализират модел за споделени услуги за човешки ресурси, компаниите обикновено трябва да приемат нови технологии, но количеството и вида на новото оборудване зависят от сложността на услугите за човешки ресурси.
Споделени услуги за човешки ресурси
В много малки компании едно лице може да се справи с всички нужди на организацията. Необходимостта от споделени услуги в областта на човешките ресурси възниква, когато компанията разполага с персонал за човешки ресурси на няколко места. Например, една местна банка може да има персонал за човешки ресурси в пет различни места в цялата област, в която извършва дейност. Докато това споразумение е удобно за служители, които трябва да задават въпрос на персонала, банката може да спести пари чрез централизиране на своите HR услуги.
HR Уебсайтове
Службите за споделяне на човешки ресурси обикновено са организирани, така че служителите да намерят отговори на прости въпроси. Например служителите, намиращи се в някой от петте местни клона на банката, могат да влязат в защитен с парола уебсайт, за да прегледат файла с често задавани въпроси или да проверят собствената си лична информация. Този подход изисква софтуерна система за човешки ресурси на предприятието да съхранява информацията за служителите в база данни и уебсайт, способен да осъществява достъп до базата данни. Уебсайтът трябва да има и връзки за кликване на живо, за да позволи на потребителите да чатят със служители за човешки ресурси чрез сайта.
Телефонни системи
Интерактивна телефонна гласова система със записани отговори на често задавани въпроси може да бъде ефективен подход за самообслужване. Телефонната система може също да бъде програмирана да насочва повикванията на служителите към административната служба за общи запитвания, експерти по темите за сложни въпроси по конкретни теми, като ползи за здравето или въпроси, свързани с заплатите, и експерти по политиката за въпроси относно политиката на компанията. Телефонната система също трябва да бъде интегрирана с корпоративния HR софтуер, така че да има достъп до записите на служителите.
Интеграция на телефония и управление на казуси
Софтуерът за интегриране на компютърна телефония позволява на служителите по човешките ресурси да получат незабавен достъп до записите на служителите, за да могат да отговорят на въпросите на служителите. Системата трябва също така да може да изпраща, получава и съхранява изображения на важни документи. И накрая, системата трябва да проследява подробности за всяко обаждане, като например колко време отнема разрешаването на проблема на служителя и дали служителят е трябвало да се обажда повече от един път или да говори с повече от един човек, за да разреши проблема. Тази информация позволява на отдел „Човешки ресурси“ да подобри ефективността си във времето.