Ключовете за успешното разгръщане на нови процедури

Компаниите често трябва да въвеждат нови процедури като отговор на новите технологии или променящите се бизнес условия. Процедурите могат да бъдат договаряне на договори за обществени поръчки, използване на собственост на фирмата, набиране на нови кандидати или изпълнение на други функции. Отнасяйте се към въвеждането на тези нови процедури, както бихте искали всяка друга инициатива за промяна. Успешното управление на промените изисква планиране, комуникация, обучение и мониторинг.

планиране

Планирането на управлението на промените обикновено включва подготовка на график и бюджет. Например, ако въвеждате нови процедури за контрол на качеството за вашия малък бизнес, подгответе график за изпълнението на софтуера и обучението и бюджет за свързаните с тях разходи. Вашият бюджет трябва да е фактор за загубената производителност на служителите, засегнати от прехода от старите към новите процедури. Помислете да направите внедряването на етапи, ако управлявате процеса за среден или голям бизнес. Например, можете да приложите процедурите в малък отдел, да разрешите всички въпроси по изпълнението и след това да ги прехвърлите в други отдели.

общуване

Успешното прилагане на промяната изисква добра комуникационна стратегия, която започва с обяснение на обосновката за новите процедури. Трябва да очаквате някаква съпротива към промяна. Говорете с най-гласовите съпротивители в настройките „едно по едно“ и слушайте техните притеснения, защото някои от тях могат да имат конструктивни идеи за това как да увеличат шансовете за успех в прилагането на тези нови процедури. Част от резистентността може да се дължи на лошия опит с предишни процедурни промени. Обяснете как тези нови процедури могат да преодолеят пропастта между стария начин на работа и това, от което фирмата се нуждае днес, за да се справят с променящите се бизнес реалности, предлага Джонатан Бърнс, преподавател на MIT, в статия в Harvard Business School.

обучение

Новите процедури означават нов начин на работа. За да намалите объркването и грешките, обучете служителите си в новите процедури. Документите за обучение трябва да включват описание на новите процедури и инструкции за преминаване от старите процедури. Ако управлявате внедряването в голяма компания, обучете ключовите мениджъри на бизнес звена, които след това могат да обучават членовете на екипа си. Обучението може също да помогне за мобилизиране на подкрепата в организацията, предлага професорът от Харвард Майкъл А. Роберто и изследователят Лин К. Левеск в статия от Харвардския бизнес училище от октомври 2004 г.

мониторинг

Наблюдавайте как служителите използват новите процедури и ги коригирайте, ако е необходимо. Мониторингът може да включва сравняване на финансови и качествени показатели преди и след въвеждането на новите процедури. Тя може също така да включва активно привличане на обратна връзка от служители и други заинтересовани страни относно това как бихте могли да подобрите тези процедури.