Успешно водене на отдалечен екип
Мениджърите са склонни да подценяват трудностите, с които ще се сблъскат, когато водят отдалечен екип, а предизвикателствата, които произтичат, правят мениджърите "неудобни и несигурни", според авторите на "Клопки в дистанционната координация на екипите", проучване от 2008 г. Мениджърите на малкия бизнес по-специално могат да бъдат използвани за редовна, лична комуникация с работната група. За да води успешно ефективния отдалечен екип, мениджърите трябва да научат нови техники за комуникация, насочване на задачите и изграждане на екип, които не изискват физическа близост.
Обща комуникация
Комуникацията е ключ към успеха на отдалечен екип. Общувайте често с обикновена електронна поща, телефонни обаждания и мигновени съобщения. Проверете в екипа сутрин и преди да тръгнете през нощта, дори и да нямате нищо критично да кажете. В редовна офис среда, член на екипа може да погледне над кутията си, за да разбере дали сте на разположение. Отдалеченият екип няма представа какво правите през деня, освен ако не им кажете. Позволете на персонала да знае къде се намирате и какъв е дневният ви график - и как да стигнете до вас в спешни случаи - за да улесни служителите ви да ви задават общи въпроси или да потърсите съвет по проект.
Инструкции за работа
Не предполагайте, че отдалеченият екип автоматично е по-малък от екип, който работи в същия офис. Въпреки че отдалеченият екип несъмнено ще се сблъска с някои допълнителни предизвикателства, виртуалните екипи с най-добри процеси за изпълнение на задачите всъщност бяха в състояние да превъзхождат съвместно разположените екипи според доклад, публикуван в "MIT Sloan Management Review". Бъдете конкретни, когато предоставяте инструкции за дадена задача. Използвайте подробни дневници за провеждане на срещи и изпратете подробни писмени инструкции на екипа, за да ги разгледате през целия ден, защото може да не сте на разположение за прости въпроси.
Обвързване на екипа
Лесно е за отдалечените членове на екипа да започнат да се чувстват изолирани от останалата част от работната група, особено ако няколко души работят от дома или от отделни офиси. Минимизиране на възможността за изолация чрез насърчаване на екипната комуникация и дейности. Изпълнявайте екипни чат стаи или групи за незабавни съобщения и насърчавайте отдалечените членове на екипа да общуват в реално време през целия ден. Потърсете възможности за екипа да се срещне лице в лице, дори ако това може да се случи само веднъж или два пъти годишно.
Доверие
Отдалечените екипи трябва да се доверяват един на друг и на своя мениджър. Не управлявайте екипа. Въпреки че не можете физически да виждате ежедневните операции, екипът ще бъде по-малко ефективен, ако от тях се изисква да отделят време от деня, за да пишат дълги актуализации или да докладват след всеки малък сегмент от дадена задача. Прекомерният мониторинг на екипа ще накара служителите да мислят, че не можете да им се доверите и имат отрицателен ефект от намаляването на производителността, според проучване в казуса "Клопки в дистанционната екипна координация". Развивайте доверието на екипа към вас, като реагирате бързо на проблемите, спазвайки обещанията си, които са лесно достъпни, когато екипът ви се нуждае от вас и изпълнява задачите и процесите, които сте поели.