Управление на комуникацията в бизнеса

Сега повече от всякога фирмите разчитат на информационен контрол, независимо дали работят с хардуера на инфраструктурата или насочват факти и цифри към подходящия персонал в точното време. Мениджърите трябва да насочват информацията и контролните съобщения в различни настройки, като използват широк набор от инструменти. Добре управляваната комуникация позволява на персонала да остане свързан и да поддържа една компания, която работи ефективно на пазара.

Комуникационни системи

Хората използват лаптопи, мрежови книги и смарт телефони за изпращане и получаване на глас, текст и видео по всяко време и навсякъде. Ръководителите, натоварени с управлението на комуникациите, трябва да следват комуникационните технологии, а не да купуват най-новата итерация, но да гарантират, че персоналът може да се съсредоточи върху взаимодействието и обединяването на ресурси, за да се свърши работата. Мениджърите трябва да определят коя комбинация работи лесно и прозрачно, с достатъчно гъвкавост, за да се адаптират към промените или растежа на корпорацията. Например, електронната поща служи за бързо предаване на информация и за електронно изпитване на хартия, но нито може да се справи с прекалено сложни съобщения, нито да замени бързия обмен на значение, осъществен чрез лично взаимодействие, осъществено с видеоконференция или дори по телефона.

Индивидуални съобщения

Мениджърите често предават информация на индивидуална основа, от официални интервюта до коридорите. За да свържете лице с човек, мениджърите трябва да получават съобщения толкова ясно, колкото ги изпращат. Когато споделят идеи, мениджърите не могат само да заявят желаното действие, но да предложат очаквани резултати или ползи, за да мотивират служителя да изпълни задачата. Мениджърите трябва да слушат внимателно, като отбелязват гласовия тон и езика на тялото, за да вземат целия сигнал. Мениджърите също така могат да извлекат информация с отворени, неутрални въпроси, които принуждават персонала отвъд кимане да или да казват „не“, без да ги кара да се чувстват защитни, като питат „какво те кара да се чувстваш така?“ Или „как стигна до това заключение?

Дискусии в малки групи

Мениджърите могат да улеснят продуктивните срещи, като постигат цели в минимално време за свеждане до минимум. Ръководителят, действащ като модератор, може да подготви участниците за среща, като разпространи дневен ред с ясно очертана цел. Тя също така може да възложи задачи, като например потенциални решения на проблеми или доклади за напредъка на проекта, за да гарантира, че участниците участват по време на срещата. Докато е на срещата, тя може да насърчава безопасна атмосфера чрез ясно представяне на идеи, съсредоточаване върху целта, а не върху индивидите, насърчаване на участниците да отворят и да предложат честни мнения и да гарантират, че всеки разбира идеите, представени пред групата.

представяне

Независимо дали обучавате служители, доставяте терен за продажби или представяте резултати на заинтересованите страни, мениджърите контролират представеното съобщение чрез внимателно изработване на адреса. Той подготвя посланието, като задава въпросите на репортера за времето, коя е аудиторията, какво трябва да чуят, как най-добре да предадат адреса, кога и къде се провежда адресът и защо се нуждаят от информацията в презентацията. Той се подготвя, развивайки твърда схващане не само за отделните факти, но и за цялостния контекст и как влияе на публиката. Това му позволява да се съсредоточи върху свързването с публиката, вместо да се притеснява да забрави конкретни линии. Когато използвате визуални помощни средства, като например презентация на PowerPoint, той може да рационализира бележките или точките на куршумите, като мисли за фрази или заглавия на новини, а не за изречения, след което налага това, което е на екрана, с изречения.

Писмена комуникация

От имейли на персонала до големи рекламни кампании, съобщенията на мениджърите се влошават, ако никой не ги забележи. Тъй като хората стават все по-бомбардирани с информация, те ще филтрират по-голям процент, за да се съсредоточат върху това, което според тях е най-подходящо за тях. Мениджърите трябва да разберат какво мотивира аудиторията си, за да убедят хората да се движат в посоката, в която лидерите искат да отидат, независимо дали започват нова инициатива или закупуват нов продукт. Те могат да изработят ефективни послания, ако следват съкращението AIDA: Привличане на вниманието чрез изграждане на картинна дума; задържат интереса си към темата чрез добавяне на подходяща информация; обжалване на желанието им чрез надхвърляне на фактите или атрибутите към основните ползи, които ще изпълнят желанията или нуждите; и ясно да опишете предприетата дейност, включително как, къде и кога трябва да се предприемат действията.