Какво представлява концепцията за начисленията?
Счетоводството на малкия бизнес би било много по-лесно, ако сте платили за цялата си работа веднага и след това сте платили всичките си покупки веднага след като сте получили стоката. Реалната ситуация е по-сложна. Това може да отнеме седмици или дори месеци, за да ви плащат клиентите и, от друга страна, може да имате седмици или месеци, за да платите някои от собствените си сметки, направените от вас разходи, но все още неплатени. Концепцията за начисляването на счетоводството взема предвид тези забавяния. Ако използвате концепцията за начисления, записвате всяка транзакция, когато възникне, независимо от това кога плащате или плащате.
Избор на пари в брой или натрупване
Обратното на системата на начисляване е касова система, която регистрира всяка сделка, когато парите се сменят, независимо кога сте закупили или продали стоката. Когато създадете своята счетоводна система, вие и вашият счетоводител ще направите избор дали да отчитате приходите и разходите на базата на натрупване. Вашият федерален данъчен формуляр ще пита коя счетоводна система използвате. Можете да превключите от кеш на натрупване или обратно, но можете да го направите само веднъж.
Системата на натрупване ви позволява да следите отблизо връзката между това, което харчите и това, което печелите. Ако управлявате производствен бизнес и купувате материали, за да произвеждате поръчка, която сте изпратили през същата седмица, счетоводството на базата на натрупване ще ви позволи да съответствате точно на сумите, които харчите, с продажбите, които генерирате от същите тези материали. Тази информация е полезна за оценка на рентабилността на вашата компания, както и за извършване на краткосрочни и дългосрочни корекции.
За разлика от това, кеш системата ви помага да разбирате и управлявате капитала. Не е задължително счетоводството на паричните потоци да е същото като счетоводството на паричните потоци, което също се вписва в потока от парични средства от транзакции, които не е задължително да се появяват в отчета за приходите и разходите, като например капитал от заеми, които получавате, и разходи за изплащане на заем главници. Въпреки че системата за касово осчетоводяване не определя размера на заемите и изплащането на главници по кредита в изчислението на нетната ви печалба, тя корелира по-тясно с вашия паричен поток, отколкото система, която следва концепцията за начисления.
Значението на концепцията за натрупване
Въпреки че касовото отчитане дава по-ясна представа за това колко пари имате, счетоводството на натрупване дава по-ясна представа за това какво се случва във вашия бизнес. Ако сте продали товар от тениски, но все още не сте платили за пратката, вашият бизнес все още е направил продажбата и е само въпрос на време, преди да ви бъде платено. Ако вашата компания има външни акционери, те ще искат да видят, че вашият бизнес печели и ще осигури адекватна възвръщаемост на техните инвестиции. Счетоводна система, която използва концепцията за начисления, ще покаже успехите на вашата компания, които са реални, дори ако плащането все още не е променено.
Счетоводно отчитане на начисления и вземания
Дори ако вашата счетоводна система се основава на концепцията за начисления, вашите финансови отчети ще продължават да отразяват факта, че вашите клиенти все още не са платили за свършена работа. Вашият баланс, който показва общите ви активи и пасиви в даден момент във времето, включва цифра за вземания или суми, които клиентите ви дължат. Вземанията отразяват разликата между парична и начислена счетоводна система, поне по отношение на приходите. Задълженията, които се появяват в баланса като пасив, отразяват разликата между двете счетоводни системи в разходната част. Тези цифри помагат за приключване на вашата счетоводна система, което ви дава по-ясна представа за това как вашите приходи и разходи действително се превеждат в пари.