Какво е бизнес-писмо в центъра на аудиторията?

Собствениците на малки предприятия често се сблъскват с необходимостта да получат "най-голям удар за парите" и това означава да направите бизнес комуникациите възможно най-ефикасни и ефективни. Един метод, използван в бизнеса за успешно достигане до определена група, е подход, насочен към аудиторията. Анализирайте състава на целевата аудитория преди писане и използвайте демографската информация като инструмент или вдъхновение за изработване на вашето съобщение.

Първична аудитория

Бизнес-писмото, насочено към аудиторията, има основна аудитория, към която е насочено писмото. Типични целеви аудитории са бизнесмени, служители и клиенти. Основната аудитория служи като основен акцент, който писателят трябва да вземе предвид при разглеждането на въпроси като тон, дължина и използване на техническа дума.

Вторична аудитория

Понякога писмата могат да се обърнат към две различни основни аудитории. Например, писмо, съдържащо информация за последните промени в бизнес политиките, може да се отнася както за служителите, така и за клиентите. Тези две групи имат различни нужди и желания. В такива случаи бизнес-писмата, насочени към аудиторията, могат да съдържат отделни раздели, които да отговорят на индивидуалните интереси на всяка целева аудитория, или писателят може да смесва техники за писане, за да отговори на общите интереси на двете аудитории.

тон

Тонът задава настроението на бизнес писмото и трябва да се коригира според целевата аудитория. Докато колегите и бизнесмените могат да четат сух и технически стил на писане, писмата до клиентите може да се нуждаят от кратък и по-оживен тон, за да привлекат вниманието. Той също така служи като инструмент, който говори за емоции. Един възбуден тон може да предизвика работници да посрещнат нови бизнес цели и строг тон може да направи важността на спазването на фирмената политика изцяло ясна.

Определения и език

Думите, използвани в бизнес-писмо, насочено към аудиторията, трябва лесно да бъдат разбрани от целевите читатели. Това изисква използването на словесния език и постоянното обяснение на техническите термини, когато се говори пред аудитория, която не е запозната с вътрешната дейност на вашия бизнес, като клиенти. За някои предприятия тежкото използване на технически жаргон може да спести време и да бъде ефективно, когато пишете на служители, които са запознати с използваните термини.

Демонстрирайте експертиза

В допълнение към предаването на послание към целевите читатели, ефективното бизнес-писмо, насочено към аудиторията, също създава комфорт с способността и авторитета на писателя да говори по въпроса. Публиката трябва да се доверява на посланика, преди съобщението да бъде прието по номинална стойност. Изборът на правилния тон и език, както и точното излагане на фактите, помагат да се създаде доверие в писмото и писателя.

Препоръчано