Какво е важно да се има предвид, когато пишете бизнес писмо?

Мотивационно писмо, отговор на запитване от клиент и събирателно писмо с искане за незабавно плащане са примери за писма, които трябва да следват бизнес формат. Въпреки че бизнес писмата не са изключително трудни за писане, те се различават значително от академично или лично писмо. Внимателността на основните, но въпреки това важни концепции за бизнес писма може да направи вашата кореспонденция по-професионална и ефективна.

Перспектива за бизнес писане

Поддържането на очакванията, целите, ситуациите и нуждите на читателя или читателите е изключително важно. Поради тази причина бизнес писмото трябва не само да се ориентира към читателя, но и да е реторично осъзнато. Осъзнаването се отнася до мисленето преди всичко за вашите читатели, какво те очакват да се измъкнат от комуникацията и това, което ви трябва, включено в тялото на писмото, за да отговори на очакванията на читателите. След това се уверете, че предоставената от вас информация е едновременно използваема и лесно разбираема.

Подчертайте положителното

Повечето читатели, независимо от вида на писмото, ще реагират по-благосклонно на положителните, отколкото отрицателните думи. Поради това е важно да се постави акцент върху позитивното словосочетание, независимо дали бизнес писмото представя положителна или отрицателна информация. Опитайте се да избягвате да използвате думи с отрицателни конотации, включително думи като не, откажете, за съжаление и провал. Когато пишете събирателно писмо, например, започнете с благодарност на човека за това, че сте клиент. Продължете с реч, която в рамките на кредитната политика на бизнеса позволява на клиента да знае, че докато неговата сметка е просрочена или плащането е просрочено, вие сте готови да работите с клиента, за да намерите взаимно приемливо решение.

Кратко, кратко и просто

Кратко, сбито и просто са три важни думи, които трябва да имате предвид, когато пишете бизнес писма. Времето е пари в света на бизнеса и ако писмото ви е дълго и изтеглено, има шанс читателят да остави писмото ви настрана. Ако това се случи, то или ще бъде прочетено на много по-късна дата или вероятно никога няма да бъде прочетено. Отидете на въпроса и се опитайте да съставите бизнес писмо, използвайки възможно най-малко думи. Общата насока е да се запази бизнес писмо до една машинописна страница.

Доказателство, редактиране и четене

Никога не изпращайте бизнес писмо, без първо да го проверите за правописни и граматични грешки. Освен това прегледайте писмото за дълги думи, технически жаргон, объркващи мисли или изречения и печатни грешки. Прочетете го на глас или помолете колега да го прочете, за да почувства как ще звучи на читателя. Ако трябва да промените или редактирате писмото по какъвто и да е начин, доказателство, прегледайте и прочетете писмото на глас още веднъж, преди да го изпратите.

Препоръчано