5 стъпки в плана за комуникация на проекта в управлението на проекти
Комуникацията на проекта е координирано усилие от всички членове на екипа, от ръководителя на проекта, който отговаря за цялостното послание и начина, по който се доставя, до отделните членове на екипа, които допринасят за процеса. Плановете за комуникация по проекта следват основните въпроси за това кой ще получава информация, каква информация трябва да бъде съобщена, как ще се разпространява информацията и колко често, и накрая кой от екипа по проекта ще отговаря за предоставянето на информацията.
Публика
Екипът на проекта трябва да идентифицира всички аудитории, които ще получават съобщения. В една голяма компания комуникационните проекти в областта на информационните технологии, предоставени на техническите екипи и екипите за развитие, ще се различават значително от информацията, предоставена на висшето ръководство, средния мениджмънт или административния персонал. Други примери за различни аудитории в голяма организация ще бъдат персонала, назначен да провежда тестване на крайния потребител или да пише документация за крайния потребител.
Информационни нужди
Независимо дали комуникациите се разпространяват само до технически или функционални екипи или се обръщат към по-широка аудитория, всяко доставено съобщение трябва да бъде подготвено за конкретна целева аудитория. Ако съществуват редица различни аудитории с различни нужди, съдържанието на всяко съобщение също трябва да се променя за целевите получатели. Пример в информационните технологии биха били комуникациите на технически спецификации, които ще бъдат доставени на разработчиците. Същата информация няма да бъде предоставяна на всички тестери на системи за крайни потребители, а само на тези, които отговарят за документацията.
средства
Въпреки че електронните съобщения, като електронната поща, могат да бъдат най-ефективните средства за комуникация, тя не винаги е най-ефективна в комуникацията на информация за проекта или за предоставяне на обучение. Екипът на проекта трябва също да обмисли бюлетини, видео емисии или уеб семинари. За представяне на целите на проекта, обучението на потребителите или резултатите от проекта могат да се представят и групови презентации и срещи на кметствата, за да се осигурят сесии за въпроси и отговори.
синхронизиране
Комуникациите за всеки проект трябва да започнат на етапите на планиране. Въпреки че началните фази на комуникацията няма да бъдат толкова силни, колкото тези, които са близо до края на проекта, първоначалната стъпка на излъчване на планираните промени към всяка инфраструктура или процес е от решаващо значение за получаване на участие от всички страни. Информационният поток трябва да се обработва от екипа на проекта в координация с висшето ръководство на организацията. Тази координация е да се определи каква информация трябва да бъде предоставена в различни точки по време на проекта.
Отговорности
Екипът на проекта може да бъде отговорен за всички комуникации по проекта, или може да бъде призован отдел за корпоративни комуникации за оказване на помощ. Въпреки това, комуникациите се обработват, специфични комуникационни задачи трябва да бъдат възложени, започвайки от фазата на планиране на проекта. Въпреки че ролите могат да се променят по време на проекта, трябва предварително да се изготви план за делегиране на комуникационни задължения.