Предимства и недостатъци на съобщенията за факс апарати
Така вашите служители ви чуха да казвате, че следващият ви ход е да изпратите факс - както във факс. И сега можете да ги чуете да се смеят. Какво следва? Съставяне на съобщение на пишеща машина и записване на снимка от фотоапарат Polaroid One-Step към хартията? Нека се насладят на момента на лекомислието си. Технологията за факс може да изглежда древна, но заслужава известно признание в Залата на славата на работното място, че е сред първите участници в “подчиняването”. ”) Макар и да има недостатъци по отношение на комуникацията с факс апарати, съществуват предимства, които спомагат за запазването му като настолен калкулатор.
Задушаване на тези факс Giggles с факти
Първият “електрографски печат” беше въведен през 1843 г., въпреки че факсът, както повечето хора мислят за него днес, не започна да революционизира начина, по който фирмите комуникират до края на 80-те години. Първият „интернет факс“, който позволява на хората без факс да изпращат факсове чрез компютър, дебютира през 1996 г. Днес много хора ги наричат електронни факсове.
Отчасти благодарение на популярността на офисните машини с три в едно, които печатат, копират и сканират документи и картини, факс комуникацията е останала еднакво в малкия и големия бизнес, като се противопоставят на многократните прогнози за смъртта им. Има много причини за това, а предимствата са особено важни за малкия бизнес.
Предимства на комуникацията на факс апарата: нисък риск от хакерство
Компютрите и имейлите могат да бъдат хаквани и заразени със злонамерен софтуер и рансъмуер. За разлика от това, за да прихване документ, изпратен по факс, хакерът трябва да атакува точно в момента на предаването, което е малко вероятно. Никоя технология не е непогрешима, но контрастира с компютрите, факс апаратите са по-безопасни и по-сигурни .
Факс апаратите са предпочитани от регулираните индустрии, които разчитат на документи на хартиен носител, като здравеопазване, право и правителство. Създадените на компютъра „електронни подписи“ могат да преминат през много фирми, но не и до тези, които привличат поверителността на клиента или пациента .
Други предимства на факса
Факс устройството може да бъде конфигурирано така, че да се превърне в „ портал за записване “ на бизнес - записване и архивиране на всеки документ, който влиза и излиза. Като такива, факсовете могат да бъдат предпочитани от бизнесмени, които смятат, че получателите обръщат по-голямо внимание на хартиени документи, отколкото на имейли, които те дори не могат да отворят на компютъра си.
Комуникацията по факс е обхваната от повече от по-старите потребители, които харесват лесното изпращане на факс. Бизнесът в други страни - Канада, Израел и Япония - например, смятат, че комуникацията по факс е от съществено значение
Сканирайте неприятните факти за факса
Нито една технология не е по-скоро упрекваща - дори смартфоните и социалните медии, които може да се предпочитат от някои служители на вашия персонал. Всъщност, те могат да бъдат сред първите, които извикаха някои от недостатъците на комуникацията с факс апарата:
- Факс апаратите изискват бдителност - ако не и директен надзор - в чувствителна среда, така че всеки, който върви, не вижда документите, които пристигат и могат да се натрупват.
- Ако вашият факс апарат все още е свързан със стационарен телефон, той може да не е най-удобната опция за комуникация във вашия репертоар, особено когато сте далеч от офиса.
- Факс апаратите, свързани с фиксираните линии, са ограничени в смисъл, че могат да получават само по едно съобщение едновременно. Така че, ако изпращачът многократно получава сигнал зает в офиса ви, той ще трябва да чака и да изчака линията да стане свободна. За разлика от това, онлайн факс услугата може да обработва много документи наведнъж.
- Онлайн факс услугата позволява изпращането на факсове чрез интернет, електронна поща, софтуер за настолни компютри или дори приложение за смартфон. Но процесът може да бъде тромав и труден за навигация, особено ако нямате навика да го използвате често. Както всяка друга машина, факс апаратите изискват поддръжка. В зависимост от това колко разчитате на факс машина, цената на хартията, мастилото и тонера може да се събере бързо, особено ако броят е на приемащия край на прекалено активни адвокати. Използването на цялата тази хартия може да бъде раздразнително за екологично съобразените хора в частност. Те могат да смятат електронните факсове за „по-зелени“ и по-практични.
Само вие можете да решите дали факс комуникациите имат място във вашия малък бизнес - за вашите клиенти, доставчици или други сътрудници. И ако решението ви да запазите технологията на място не играе като музика на ушите на служителите ви, кажете им, че това не е устройство за стрийминг, което чуват. Това е вашият Walkman.