Предимства и недостатъци на офис без хартия
Това е дигитален свят и всеки собственик на бизнес е затрупан от намирането на друго решение за рационализиране на работата и вземане на нещата към „облака“. Осигуряването на безхартиено има много предимства за собствениците на фирми. Чудите се какво точно трябва да пазят в дигитално пространство и какво трябва да оставят на старомодни хартиени методи.
Предимство: Значителни икономии на разходи
Поддържането на всичко, което се съхранява в цифров формат, независимо дали на компютърни дискове, флаш дискове или в облачни системи, е по-евтино от печатането и съхраняването му на хартия. Това елиминира разходите за раздробяване услуги за документи с чувствителна информация. Някои фирми разполагат с цели стаи и складови помещения, предназначени за архивиране на хартия. Безхартийните системи премахват тази цена.
Недостатък: Навици на потребителите
Много фирми имат системи за продажби на място, които правят всичко по таблет. Въпреки че това е бързо и ефективно за собственика на бизнеса и неговия екип за извършване на транзакции, той може да остави клиентите да се чувстват загрижени за излизане без касова бележка. Някои потребители обичат да преглеждат нещата на хартия и не искат да отпечатват транзакциите си по-късно.
Предимство: Скорост на информацията
Когато всичко се съхранява цифрово, в сравнение с на хартия във файлове, достъпността става бърза и лесна. Служителите, потребителите и собствениците на бизнес имат достъп до всички данни, договори и потребителски файлове само с няколко кликвания на мишката. Това елиминира необходимостта от локализиране на файла или формата, което спестява всеки път.
Недостатък: потенциални хакери
Когато информацията се съхранява на хартия и се заключва във файлови шкафове, някой би трябвало физически да има достъп до документите, за да краде информация. Хакерите не трябва да се притесняват за това, когато всичко се съхранява цифрово. Собствениците на фирми често стават прекалено заети, за да актуализират защитата на софтуера и вирусите, като по този начин улесняват хакерите да инсталират шпионски софтуер, да крадат информация или да откраднат фирмени данни.
Предимства: Мобилна работна сила
Преминаването от хартиено към цифрово съхранение, особено чрез технология, базирана на облак от интернет, запазването на информация, базирана на интернет, улесни мобилните служители. Има по-голяма гъвкавост да се срещат с клиенти извън офиса или да прекарат един ден работа от дома. Служителите имат достъп до цялата информация онлайн, бързо и лесно. Често отдалечените работници дори не работят в същия град като собственика на бизнеса, което означава, че на работодателите е на разположение и нов талант.
Недостатък: проблеми с хардуера или софтуера
Когато всичко се съхранява цифрово, има потенциал, че една система може да се срине и цялата информация да се загуби. Уверете се, че редовно архивирате информацията, за да улесните процеса на възстановяване. Все пак, това все още създава прекъсване в обслужването на бизнеса, по същия начин, по който прекъсват работата прекъсване на електрозахранването или проблем с интернет сървър. Собствениците на предприятия следва да разполагат с планове за действие при извънредни ситуации в случай на невъзможност за достъп до цифрова информация.
Внимание
Някои документи трябва да бъдат подписани с мастило, като едно копие е дадено на потребителя, а друго - на папка. Това е често срещано явление в сектора на финансовите услуги. В случаи като този, напълно безпаричен не е опция, поради правните последици, свързани с неспазването.