Политика за обществените поръчки
Политиката за възлагане на обществени поръчки осигурява насоки за специалисти по закупуване, ръководители на отдели и служители в малък бизнес. Политиката за възлагане на обществени поръчки помага да се гарантира, че вашият бизнес може да купува ефективно и да получава стойност от своите доставчици. Ефективната покупка може да спести пари и да допринесе значително за рентабилността.
Власт
В политиката за възлагане на обществени поръчки са изброени хората в компанията, които имат право да закупуват доставки за бизнеса. В ранните етапи на вашия бизнес можете да поемете отговорност за всички покупки. С нарастването на бизнеса ви може да делегирате покупка на конкретни служители или да разрешите на всеки служител да закупи доставки до определена стойност. Неформалните договорености могат да доведат до неефективни покупки или отпадъци чрез дублиране на поръчки. Създаването на формална структура за възлагане на обществени поръчки дава възможност на определените лица да поемат отговорността за ефикасно закупуване и да получават стойност от пари от доставчиците.
Лимити за закупуване
Политиката определя лимитите за разходи за служители или мениджъри, които имат право да купуват. Вашата компания може да разреши на ръководителите на департаменти да купуват евтини доставки, като канцеларски материали или офис консумативи, до определена стойност, без да се налага да изискват разрешение. Ако назначавате мениджъри по покупките, можете да им разрешите да правят покупки до договорена стойност, без да искат допълнително разрешение. За покупки над договорения лимит или за покупки на оборудване, които представляват капиталови инвестиции, трябва да изискате от купувачите да получат одобрение от вас или от борда на директорите.
Предпочитани доставчици
Политиката за възлагане на обществени поръчки може да съдържа имената на предпочитаните доставчици за определени видове продукти. Предпочитани доставчици са компании, които са доказали, че могат да доставят доставки, които отговарят на вашите стандарти за качество на конкурентни цени. Използването на предпочитани доставчици опростява процедурата за закупуване, тъй като не е необходимо да се обръщате към различни доставчици и да оценявате техните оферти.
Избор на доставчик
Ако вашата компания няма предпочитани доставчици за определени продукти или доставки, трябва да определите критериите за избор на доставчици в политиката за възлагане на обществени поръчки. Обикновено купувач, който търси нов доставчик, ще поиска от три компании да подадат предложения или котировки. Вашата политика за възлагане на поръчки трябва да уточни дали изборът на доставчика трябва да се основава на качеството на продукта, способността да се спазват графиците за доставка, цената, наличието на следпродажбено обслужване или комбинация от тези фактори. Критериите ще варират в зависимост от вида на покупката. За критичен сложен компонент, например, качеството е вероятно най-важният фактор. Цената е вероятно да бъде решаващ фактор, когато купувате стоки като канцеларски материали.
Етични съображения
За все по-голям брой компании етичните съображения играят важна роля в техните решения за закупуване. Вашата политика за възлагане на обществени поръчки може следователно да посочва, че вашата компания ще се занимава само с доставчици, които имат призната политика за околната среда или публикувано задължение за грижа към своите служители. Политиката може да предвижда, че вашата компания ще инспектира помещенията на доставчика, за да гарантира, че са налице справедливи условия на труд.