Как да направите бележка за недостиг на оборудване

Цифровите системи предлагат бърз начин за отчитане на пратките и извършване на инвентаризация, но когато идентифицирате недостиг на оборудване, бележката е добър начин за документиране на ситуацията. Меморандумите отбелязват оборудване, загубено по време на превоза, или липсващи елементи, които трябва да се съхраняват в инвентара. Писмената бележка официално дава на изпращача или на фирмата известие, че нещо липсва, а уведомяването ви помага да се предпазите от обвинения, които сте изгубили. Бележките трябва да бъдат кратки и конкретни и да заявяват на ясен език какво липсва и какво трябва да се направи за недостига на оборудване.

1.

Намерете правилния човек, отговарящ за недостига, и адресирайте бележката до нея, за да ускорите процеса на уведомяване. Намерете тази информация в копието на фактурата, включено в документите за доставка или от записите, които сте запазили от други доставки на пратки.

2.

Посочете вашето име, официално заглавие и информация за контакт, включително вашия физически адрес, имейл и телефонен номер, в горната част на бележката. Това позволява на получателя да върне отговор директно на вас на правилното място.

3.

Добавете референтна информация към бележката, включително датата на Вашата бележка, първоначалната дата на поръчката и датата на пристигане на поръчката с липсващото оборудване. Това може да изглежда ненужно в един обмен на бележки, но информацията намалява объркването по време на сложни дискусии с многобройни бележки, които обсъждат търсенето на липсващото оборудване.

4.

Избройте идентификационните номера на инвентаризациите или номерата на опаковъчните кутии, изброени в разписката за доставка за липсващото оборудване във Вашата бележка, и използвайте точните термини, използвани от компанията, изпращаща оборудването. Намерете тази информация на фактурата на опаковката, изпратена с друго оборудване, или използвайте информацията от първоначалната поръчка. Това помага на всеки бързо да идентифицира липсващото оборудване.

5.

Посочете точните номера на модела и модела на липсващото оборудване във вашата бележка. Допълнителната информация избягва всякакво объркване, когато бележката включва само номера на модела или инвентаризацията. Например, вместо да изброява само "# 7899, " включва "кафяв офис стол" с размери за идентифициране на скоростта.

6.

Обяснете какво очаквате да направите, за да отстраните недостига на оборудване. Ако имате нужда от резервно оборудване, избройте конкретния брой части за подмяна и повторете инвентарния номер, марката и модела в бележката. Това елиминира всякакво объркване. Посочете датата, на която очаквате доставката на заместителя. Ако не искате заместващо оборудване, попитайте получателя на бележката за кредит на поръчката или паричните средства. Дайте подробности за начина, по който искате да обработите кредита, като например кредитиране на платежната ви карта, изпращане на парични средства в банката си, за да изплатите акредитив или да изпратите чек за възстановяване на вас или на вашата фирма. Ако поискате проверка за възстановяване, посочете името, което трябва да се появи в чека.

Бакшиш

• Съхранявайте копия на всички бележки и кореспонденция, свързани с недостига на оборудване, и отбележете датата, на която сте получили отговор на всяка бележка. Това помага да се проследи дискусията, когато са необходими многобройни бележки за разрешаване на проблеми с липсващо оборудване.