Как да направите лист за работна програма
Използването на празен лист за печат на работния график спестява на собствениците на малкия бизнес и на служителите им време, като всички имат една и съща страница. Работните графици могат да се използват като времеви листове за заплати и човешки ресурси; като ръководства за служителите да определят приоритетите за своето време; или като главни графици за управление, за да посочи кои от техните служители са дежурни за дадена смяна. Създаването на празен работен лист на шаблона с помощта на софтуера прави графиката професионална на външен вид и лесна за разпространение.
Създаване на собствен шаблон
1.
Изберете обхвата и вида на работния график. За месечен или седмичен график създайте таблица с колона за всеки работен ден от седмицата (пет колони за работна седмица от понеделник до петък), поне една колона отляво за категориите и колона отдясно за допълнителна информация или суми. Броят на редовете ще варира в зависимост от това колко подробности записвате.
2.
Създайте таблицата. Ако използвате програма за текстообработка, поставете таблица в празен документ. В програма за електронни таблици, като Microsoft Excel, изберете броя редове и колони, които искате да запълни, и добавете граница към клетките.
3.
Въведете заглавията на колоните. За петдневна работна седмица заглавията на колоните отляво надясно трябва да започват с празна клетка, последвана от дните от седмицата, от понеделник до петък. Крайното заглавие на колоната трябва да бъде означено с „Общо“.
4.
Добавете етикети на редове. Започвайки от първия ред под заглавките на колоните, въведете категоричните си описания, например „Служител“ или „Shift“, под „Брой часове“ под него.
5.
Добавете граници между клетките в таблицата ви. Сега имате таблица, в която дните ви от седмицата се намират в горната част, категоричните етикети се показват от лявата страна и колона с крайните стойности в най-дясната част. Ако графикът ви е седмичен, шаблонът е почти завършен. Ако графикът е месечен, копирайте и поставете редовете под заглавката четири пъти, за да имате пет пълни работни седмици, достатъчно за отчитане на всеки работен месец.
6.
Добавете инструкции. Създайте кратък списък с инструкции над или под таблицата, който указва на потребителите как да попълнят работния график. Ако работният график ще бъде създаден от мениджър и ще бъде публикуван за четене от служителите, уверете се, че инструкциите също така казват на потребителите как да четат готовия лист.
7.
Форматирайте таблицата. Вмъкнете форматирането като получер текст в заглавията на колоните и етикетите на редовете, променете границите и цветовете и добавете заглавие над таблицата.
8.
Запазете документа или електронната таблица за бъдеща употреба.
Създаване на работен график от шаблон
1.
Търсете в интернет безплатен шаблон или в текстообработваща или в електронна таблица. Ако използвате Microsoft Office, например, отидете директно на страницата "Шаблони" на уебсайта на Microsoft Office и въведете "работен график" в полето за търсене.
2.
Изтеглете шаблона, който най-точно отговаря на вашите нужди.
3.
Променете текста и форматирането на шаблона, за да го персонализирате според ситуацията си.
4.
Запазете ново копие на променения шаблон за бъдеща употреба.
Необходими неща
- Софтуер за обработка на текстове или електронни таблици
Съвети
- Поддържайте графика просто. Колкото по-малко колони, редове и текст поставяте в шаблона, толкова по-лесно ще бъде потребителят бързо да чете и попълва.
- В интернет има много безплатни шаблони. Вижте дали един отговаря на вашите нужди, преди да прекарате времето си, за да създадете свой собствен.
Предупреждения
- Бъдете внимателни, когато изтегляте от уебсайтове. Зловредният софтуер може да се разпространява на уебсайтове, като се претендира, че предлага безплатни шаблони. Уверете се, че сайтът е безопасен и за предпочитане е добре познат сайт, преди да изберете да изтеглите файл.
- Ако крайните потребители попълнят график по електронен път, запазете резервно копие на друго място, в случай че потребителят случайно промени или изтрие файла.