Как да направите зает график ефективен
Собствениците на малък бизнес имат голямо натоварване, тъй като управляват много различни функции на своите компании и трябва да решават проблеми, които се появяват, като създават зает график за себе си всеки ден. Организирането на работното ви натоварване ви помага да постигнете повече работа всеки ден, но простото задание или контролен списък няма да подобрят шансовете ви за изпълнение на проектите навреме. Използването на различни техники за управление на времето и процесите на планиране ще ви помогнат да управлявате по-добре деня си.
списъци
Първата стъпка за повишаване на продуктивността ви е да изброите всичко, което трябва да направите. След като изпълните всички задачи на хартия, подредете ги на сходни групи. Например, може да се наложи да имате две маркетингови задачи, три срещи за планиране с ръководители на отдели и четири писма за писане на клиенти. Груповите задачи ви помагат да се възползвате от всички подобни ресурси или хора, от които се нуждаете, което може да намали времето ви. След като посочите и групирате задачите си, дайте им приоритет. Създаването на контролен списък, който не е с приоритет, често води до работа, която е по-лесна или по-приятна и поставя трудни задачи на гърба, независимо от това кога те се налагат.
Календари
Много графици не разполагат с достатъчно кратки срокове, а контролните списъци често не включват срокове. Например, може да имате телефонно обаждане или писмо, насрочено за приключване тази седмица, но не и да отбележите деня, в който е дължима. Календарите са ефективни инструменти за управление на времето. Обърнете внимание на твърдите ангажименти в календара си и създайте седмичен график с дневни крайни срокове, за да покажете дали имате или нямате време да завършите работата си, ако трябва да елиминирате някои от проектите си или ако трябва да получите помощ. Големи, изтриваеми стенни календари, предлагани в много стационарни и офис магазини, са полезни инструменти за управление на натоварен график.
модули
Вместо да се опитвате да завършите сложни задачи в едно заседание, разбийте ги на по-малки, по-управляеми части. Например, ако имате доклад, трябва да го разделите на четири части: събиране на информация, организация, писане и преглед. Вместо да имате един голям доклад, който да ви гледа в лицето и да няма достатъчно време, за да го направите, сега имате четири, по-малки и по-управляеми задачи.
Напомняния
Датите не са достатъчни за ефективно управление на натоварения график. Ако прегледате графика си сутрин и видите, че имате проект, може да откриете, че това е проект, който отнема три дни или изисква друго лице да завърши една част от проекта. График напомняния, които ви позволяват да знаете предварително, когато проект или задача идва, така че можете да получите всичко, което трябва в процес на рано или знам, ако ще трябва да се отложи или разсрочване.
Кажете „Не“ и „Делегат“
Една от причините, поради която много собственици на малък бизнес не могат да създават ефективни графици, е защото не казват „не“ на искания и възможности или не делегират задачи. Успешните предприемачи знаят кога една възможност е прекалено много и в крайна сметка ще нараниш бизнес повече, отколкото да помогнеш. Уверен бизнес собственик не се страхува да позволи на другите да блестят или да се доверят на някой друг да върши важна работа.