Как да направите корекция на протоколите на корпоративните съвети

Записващ секретар, натоварен със задаване на протокол за заседание на борда, винаги иска да го направи правилно, но понякога се прави грешка. Протоколът служи като официален протокол за сключените сделки и решения, приети на борда на директорите на корпорацията. Те обхващат действия на борда като одобрения, делегиране на правомощия и директиви. В случай, че една важна точка е пропусната или е неправилно записана, корекциите могат да бъдат направени чрез няколко стъпки.

Изясняване

Когато научите за грешка, първата стъпка е да се уверите, че всъщност е станала грешка. Говорете с лицето, което е идентифицирало грешката, за да сте сигурни, че напълно разбирате желаната корекция. Кръстосайте своите бележки и попитайте другите, ако все още не сте наясно с необходимостта или формулировката на предложената промяна. В случай на проста грешка като грешно написана дума, тази стъпка може да бъде съкратена или елиминирана.

Препишете и преразпределите

След установяване на грешка, отворете отново протокола от срещата и поправете грешката. Изпратете изменената версия на членовете на съвета. Ако изпратите по пощата, прикачете мотивационно писмо, в което се посочва, че приложените протоколи са преразглеждане и следва да заместят предишния документ. Напишете въведение, посочващо същото, когато прикачите документа към дистрибуцията на имейл.

Корекции, направени преди одобрение

Когато се провежда парламентарна процедура, протоколите се одобряват и вписват в официалния протокол на следващото заседание. Ако преди следващото заседание бъде посочена грешка, се прави предложение за одобряване на протокола като коригиран. Не е необходимо да се уточнява каква е корекцията, само че версията, представена за одобрение, е поправена версия. След приемането на предложението, преразгледаните протоколи се считат за одобрени, подписани от секретаря и вписани в официалния протокол.

Необходими корекции след одобрение

Корекции в протоколите за заседания могат да се правят, когато те се разпространяват първо, разглеждат за одобрение или дори след като са били одобрени. Ако протоколът вече е одобрен, тогава ще бъде необходимо да бъде направено и разгледано на следващо заседание „Предложение за изменение на нещо, прието преди това“. Ако това предложение бъде прието, променете предварително одобрените протоколи, като направите съответната корекция. След одобрението протоколът се подписва от секретаря на управителния съвет и след това става официален протокол от заседанието. Секретарът поддържа протокола за протоколи за бъдещ достъп от Борда или други членове.