Значението на добрите умения за писане на работното място
Докато много обяви за работа често споменават устни и писмени комуникационни умения, служителите и работодателите понякога пренебрегват важността на доброто писане на работното място. Когато един работник пише добре, тя демонстрира учтивост, внимание към детайла и интелигентност. Освен това служителите, които имат добри писмени комуникационни умения, се възползват от тяхната компания, като осигуряват качествени комуникации с клиенти, перспективи и други външни интереси
Първо добро впечатление
Има едно старо клише за това, че никога няма да има втори шанс да се направи добро първо впечатление. Това е вярно дори когато първото впечатление е чрез писмената дума. Когато имейл, писмо, текстово съобщение или пост в социалните медии са добре написани, добре организирани и граматически правилни, читателят ще формира добро мнение на писателя.
От друга страна, правописни грешки, лошо организирани мисли и граматични грешки правят писателя неинтелигентен и непрофесионален. На етапа на кандидатстване или на интервю, това би могло да струва на работника предложение за работа или да доведе до по-ниско заплащане от това, което би могло да бъде иначе. В бизнес контекст лошото писане във външните комуникации може да се отрази лошо на компанията. Колегите също могат да забележат лошите навици за писане, които могат да повлияят на начина, по който те възприемат компетентността на писателя.
Добро писане демонстрира учтивостта
Доброто бизнес писане показва, че авторът оценява времето на читателя. Когато един писател е способен да организира мислите и опасенията си и да ги представя по лесен за четене и разбиране начин, читателят има полза.
От друга страна, лошото писане принуждава читателя да прекарва време и енергия, опитвайки се да разбере какво се съобщава. В много случаи читателят може да трябва да поиска от писателя да изясни въпросите. Писането ясно показва, че писателят уважава времето на читателя и не иска да го губи.
Значението на ясната комуникация
Добрите бизнес решения зависят от ясната комуникация. Това е вярно, независимо дали комуникациите са вътрешни или външни. Много по-лесно е да се координират вътрешните проекти и да се споделят идеи, когато всички колеги разбират идеите, които се представят, както и процесите за завършване на проекта. Когато служителите разбират какво могат да очакват един от друг, моралът често се подобрява.
По същия начин, работниците ще имат далеч по-добри взаимоотношения с хора извън компанията, когато техните комуникации са лесни за разбиране. Координирането на срещите, определянето на цели и договарянето на споразумения става много по-лесно, когато и двете страни могат да пишат ясно.
Начини за подобряване на бизнес писането
Хората, които са загрижени за писането на бизнес, имат няколко възможности за подобряване на уменията си. Ето няколко неща, които трябва да се разгледат:
Вземете допълнително време: В много случаи човек може да подобри писането си, като отделя допълнително време за съставяне на съобщения и след това да ги коригира. Работниците не трябва да третират бизнес комуникациите като домакинска работа, която да бъде завършена възможно най-бързо, а като собствени проекти. Когато е възможно, препоръчително е да се пишат важни писма и имейли поне няколко часа преди те да бъдат изпратени, за да позволи на писателя да си вземе почивка от парчето и след това да го прегледа с нови очи.
Използвайте тест за граматика: Софтуерът за обработка на текст обикновено включва проверка на граматиката, но има самостоятелни програми, които често могат да осигурят по-стабилна корекция и обратна връзка за още по-голяма яснота.
Попитайте за обратна връзка: След като напишете особено важно писмо или имейл, може би е добра идея служителят да поиска от своя мениджър или колега да прегледа парчето и да даде обратна връзка.
Вземете уроци или вземете клас: Има много възможности за подобряване на уменията за писане чрез образователни програми. Общностните колежи и програмите за обучение на възрастни предлагат курсове по бизнес писане и много от тези курсове могат да бъдат взети онлайн.