Процедури за вътрешен контрол на човешките ресурси
Отделите за човешки ресурси тълкуват, прилагат и съобщават политики и процедури на работното място. Тези правила се появяват на федерално, щатско и фирмено ниво, което ги прави много сложни по своя характер. Чрез създаването на вътрешен контрол за вашите политики за човешки ресурси, помагате на малкия бизнес да изпълни мисията си, като спазва законовите изисквания.
правилник
Някои политики на работното място важат за всички, докато други са специфични за определени работодатели. Политиките могат да се отнасят до плакати на работното място, заплати и часове, досиета на персонала, длъжностни характеристики, наръчник на служителите, дискриминация и тормоз, конфиденциалност, здравни и социални планове, набиране, водене на отчетност, присъствие, оплаквания от служители, здраве и безопасност, поведение и изпълнение на служителите оценки. Някои процедури могат да се прилагат за собствениците, някои за мениджърите и други за всички служители. Например работодателите трябва да поставят плакати на работното място в забележими области на бизнеса, за да могат служителите да го видят, служителите трябва да спазват кодекса на поведение, а мениджърите и надзорните органи трябва да поддържат конфиденциалност, когато е необходимо.
изпълнение
За да приложите правилно вътрешния контрол, трябва да определите кои правила важат за вашия малък бизнес и да ги установите съответно. Всяка политика трябва да има свой собствен контрол. Например политиките за поведение на работното място трябва да са насочени към приемливо и неприемливо поведение на работното място, към което се прилага политиката, и с дисциплинарни мерки за неспазване на правилата. Може да откриете, че някои вътрешни контроли са доста негъвкави, като дискриминация и заплати и часове; те са склонни да се променят със закона. Други са по-гъвкави, като процедури, свързани с почивка и отпуск по болест. И все пак, дори гъвкавите политики могат да имат някакъв вид правна привързаност. Например, въпреки че имате законно право да дисциплинирате служител, който не спазва правилата за проследяване на времето, не можете да я задържите поради това.
Комуникация на служителите
Когато създавате вътрешен контрол, получавайте информация от мениджърите и служителите. Надзорните органи могат да ви кажат кои политики са необходими, за да могат техните отдели да работят безпроблемно. Чрез проучвания на служителите можете да определите кои вътрешни контроли работят и кои са необходими промени. За да съобщавате политики и процедури на служителите си, използвайте метода, който е най-ефективен за въпросната политика. Методите включват имейли, кратки срещи, работни срещи, бележки и табла за обяви.
Поддръжка
Разработете общ въпросник или контролен списък, които да използвате при оценката на вътрешния контрол. Чрез извършване на периодични вътрешни одити можете да откриете дупки във вашата система за вътрешен контрол и да ги поправите, преди да възникнат проблеми. Вашият контролен списък трябва да се занимава с въпроси, като например правилното проследяване на остатъците от служителите и предаването на съответните политики на служителите си. Други въпроси могат да се отнасят до служителите, които следват процедурите за проследяване на времето, администрацията на досиетата на персонала и мерките за сигурност на служителите за предотвратяване на неоторизиран достъп до системата. Контролният списък трябва да включва специфични за човешките ресурси теми, като класификация на служителите по Закона за справедливите трудови стандарти и администриране и поддръжка на вашата компютърна система за човешки ресурси.
Съображенията
Ако не разполагате с персонал за човешки ресурси на място, за да въведете вътрешен контрол, потърсете правна консултация или наемете консултантска фирма за човешки ресурси, която да ви помогне да изготвите своите политики и процедури и да ги поддържате.